Notion vs OneNote : quel outil de prise de notes et de knowledge management choisir ?

Lors d'un audit chez une PME d'une vingtaine de personnes, la responsable produit me montra son bureau numérique en râlant : « Nos notes sont partout. » Entre pages Word, carnets OneNote et une base Notion bricolée, personne ne savait où trouver la dernière version d’un brief. Un livrable a été redemandé parce qu’un détail important n'avait pas été retrouvé. Le client a perdu confiance.

Ce type de situation revient souvent. Dans les PME B2B, les outils démarrent en dépannage et finissent par créer de la dette opérationnelle. Résultat : visibilité réduite, tâches oubliées, doublons et temps perdu à chercher l’information plutôt qu’à produire. Le problème devient urgent lorsque plusieurs personnes doivent travailler sur le même sujet en même temps.

Deux réponses reviennent régulièrement : Notion et OneNote. Notion propose un espace structuré où les notes se transforment en pages, bases de données et tableaux de bord partagés. OneNote reste une version numérique du carnet physique, libre sur la page, fluide pour griffonner, coller et annoter. Ce sont deux philosophies différentes : structure et schéma relationnel d’un côté, liberté et capture libre de l’autre.

Je l’ai vu chez plusieurs clients : il n’y a pas d’outil universellement meilleur. Choisir le mauvais produit peut ajouter de la complexité au lieu d’enlever du bruit.

Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Notion est la meilleure option.

Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je détaille concrètement les forces et les limites de Notion et OneNote : prise en main, organisation, collaboration, sauvegarde et scénarios d’usage typiques. Mon but : vous aider à décider lequel convient à votre PME, selon vos besoins réels et votre capacité à industrialiser vos process.

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#1 En bref : Notion vs OneNote

Avant d'entrer dans le détail, voici l'essentiel pour vous situer rapidement.

Philosophie générale

Notion est un espace de travail modulaire. Il mise sur la structuration des informations via des pages liées et des bases de données. L'objectif : construire des processus, des tableaux de bord et des référentiels partagés qui remplacent plusieurs outils. L'ergonomie demande un peu de configuration au départ.

OneNote est un carnet de notes numérique libre. Il vise la prise de notes rapide et le stockage d'informations en mode page/carnet. L'usage est spontané et proche d'un cahier physique, avec une intégration naturelle à l'écosystème Microsoft. La mise en place est immédiate ; la structuration reste lâche.

Quel outil choisir selon votre situation ?

Choisissez Notion si :

• Vous avez besoin d'un espace central pour processus, tâches et référentiels.
• Vous voulez relier notes, bases de données et vues personnalisées.
• Votre équipe accepte un court temps de configuration pour gagner en standardisation.
• Vous cherchez une solution qui évolue avec vos besoins métiers.

Choisissez OneNote si :

• Vous prenez beaucoup de notes libres ou manuscrites.
• Vous voulez démarrer sans configuration et conserver une structure type carnet.
• Vous workez principalement dans l'écosystème Microsoft (Outlook, Teams, Office).
• La priorité est la simplicité individuelle plutôt que la construction de processus partagés.

En une phrase

Notion = construire et standardiser un espace de travail structuré

‍OneNote = capturer des idées et notes de façon libre et immédiate.

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#2 Notion : l'outil pour centraliser et structurer les connaissances

Notion est un outil de centralisation et de structuration des connaissances. Il s'adresse aux équipes qui veulent regrouper documentation, processus et projets au même endroit, sans multiplier les outils.

L'outil repose sur une logique modulaire. Tout est construit par blocs : texte, tableaux, bases de données, listes. Vous créez des pages imbriquées les unes dans les autres. Vous reliez les informations entre elles. Le résultat final dépend entièrement de la manière dont vous structurez l'espace.

Cette flexibilité totale est la force et la faiblesse de Notion. L'outil ne vous impose aucun cadre. Il ne vous guide pas non plus. Vous devez définir vous-même comment organiser l'information et le travail.

Je vois régulièrement deux scénarios chez mes clients qui utilisent Notion. Ceux qui prennent le temps de définir une structure claire au départ créent un vrai système de gestion des connaissances. Les autres perdent des semaines à tout configurer et finissent avec un espace que personne ne consulte.

Dans quels cas choisir Notion ?

✅ Une équipe qui veut centraliser documentation, processus et bases de connaissances

✅ Des besoins de structuration sur mesure que les outils classiques ne couvrent pas

✅ Une culture d'équipe déjà orientée documentation et organisation collaborative

Notion convient aux équipes qui ont une vision claire de ce qu'elles veulent structurer et qui acceptent d'investir du temps dans la conception initiale. Si vous cherchez un outil qui structure le travail à votre place, Notion n'est probablement pas le bon choix.

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#3 OneNote : l'outil pour capturer et documenter sans contrainte

OneNote est un bloc-notes numérique conçu pour capturer, organiser et retrouver de l'information sans imposer de structure rigide. Il s'adresse aux équipes qui ont besoin de documenter leur travail, de centraliser des connaissances ou de prendre des notes rapidement.

L'outil fonctionne comme un classeur physique. Vous créez des bloc-notes, puis des sections, puis des pages. Vous pouvez écrire du texte, insérer des images, des tableaux, des fichiers, dessiner à la main. Tout se structure de manière intuitive, sans règle imposée.

Je vois régulièrement OneNote devenir un référentiel précieux pour des équipes techniques ou support. Les procédures internes, les guides de dépannage, les comptes-rendus de réunion trouvent leur place naturellement. Mais je vois aussi des équipes s'y perdre quand elles tentent de l'utiliser pour gérer des projets ou piloter l'activité.

Dans quels cas choisir OneNote ?

✅ Documentation technique ou base de connaissances informelle

✅ Prise de notes en réunion avec capture rapide d'idées

✅ Constitution de référentiels par thématique

✅ Équipes déjà dans l'écosystème Microsoft 365

OneNote convient aux équipes qui cherchent un espace souple pour capturer et retrouver de l'information. Mais il ne remplacera jamais un vrai outil de gestion de projet ou de suivi de tâches.

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#4 Ce que Notion et OneNote ont en commun

Avant de détailler leurs différences, il est essentiel de reconnaître ce que ces deux outils partagent. Ces points communs expliquent pourquoi ils reviennent régulièrement dans les discussions sur la prise de notes en entreprise.

🤝 Une accessibilité remarquable : Notion et OneNote proposent tous deux des versions gratuites généreuses. Pas besoin d'investir pour tester. Vous pouvez commencer seul, étendre à l'équipe progressivement et passer à un plan payant seulement quand les besoins l'exigent.

🤝 Une présence sur tous vos appareils : web, Windows, Mac, iOS, Android. Les deux outils fonctionnent partout avec synchronisation automatique. Vous démarrez une note sur ordinateur, vous la complétez sur mobile. Pas de rupture.

🤝 Un système d'organisation hiérarchique : pages, sous-pages, sections. Les deux plateformes permettent de structurer l'information selon une arborescence claire. Vous ne perdez pas vos notes dans un flux chronologique sans fin.

🤝 Du contenu riche au-delà du texte : images, fichiers, liens, tableaux, listes de tâches. Notion comme OneNote dépassent la simple prise de notes textuelles. Vous capturez l'information sous différentes formes au même endroit.

🤝 Une collaboration intégrée : les deux outils permettent de partager des pages ou des carnets, de travailler à plusieurs sur un même document et de commenter. Fini les versions multiples qui circulent par email.

🤝 Une recherche pour retrouver l'information : barre de recherche globale, filtres, navigation rapide. Dans les deux cas, vous retrouvez ce que vous cherchez sans parcourir manuellement des dizaines de pages.

🤝 Une intégration avec votre écosystème : Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Teams. Les deux solutions se connectent aux outils que vous utilisez déjà. Elles ne fonctionnent pas en silo.

En résumé : Notion et OneNote sont deux solutions légitimes pour centraliser la connaissance d'une PME. Le choix ne repose pas sur « lequel est supérieur », mais sur « lequel correspond à votre façon de structurer l'information et aux outils que vous utilisez déjà ».

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#5 Tarification : deux logiques complètement différentes

Notion et OneNote ne se comparent pas vraiment sur le prix. Ils ne fonctionnent pas selon la même logique commerciale. OneNote est gratuit en version standalone, ou inclus dans les abonnements Microsoft 365. Notion, lui, fonctionne sur un modèle freemium avec des plans payants dès qu'on veut structurer sérieusement son organisation.

Pour un usage individuel, OneNote est entièrement gratuit. Aucune limite de pages, aucune restriction fonctionnelle majeure. Vous pouvez l'utiliser sans débourser un euro. Notion propose aussi une version gratuite pour les particuliers, mais elle devient vite limitée dès que vous travaillez à plusieurs ou que vous voulez accéder à certaines fonctionnalités avancées.

Pour les équipes, la comparaison devient plus complexe. Notion facture entre 9,50 € et 19,50 € par utilisateur et par mois en paiement annuel, selon le plan choisi. À ce prix, vous accédez à un outil complet, pensé pour structurer vos projets, vos bases de données et vos workflows.

OneNote, de son côté, n'a pas de tarif propre pour les équipes. Il fait partie des suites Microsoft 365 Business, facturées entre 6 € et 22 € par utilisateur et par mois. Mais à ce prix, vous ne payez pas seulement pour OneNote : vous accédez aussi à Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive et toute la gamme Microsoft.

Le vrai arbitrage ne se joue donc pas sur le prix de l'outil, mais sur votre besoin global. Si vous utilisez déjà Microsoft 365, OneNote est inclus et ne coûte rien de plus. Dans ce cas, ajouter Notion représente un coût supplémentaire qu'il faut justifier par un gain réel.

Si vous n'avez pas encore de suite bureautique, ou si vous cherchez un outil centré sur l'organisation et la gestion de projets, Notion peut être plus pertinent. Mais il faudra alors compléter avec d'autres outils pour la messagerie, le stockage ou les documents collaboratifs.

En résumé : OneNote est gratuit ou inclus, Notion se paie à l'utilisateur. Le choix budgétaire dépend de votre environnement logiciel existant et de vos besoins réels. Si vous êtes déjà dans l'écosystème Microsoft, OneNote reste l'option la plus simple et la moins coûteuse. Si vous cherchez un outil tout-en-un pour structurer vos opérations, Notion justifie son prix par sa puissance et sa flexibilité.

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#6 Notion vs OneNote : lequel choisir ?

J'ai détaillé les différences entre Notion et OneNote tout au long de cet article. Les deux outils ont leur place et peuvent fonctionner dans une PME. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.

Ma recommandation pour une PME B2B de 11 à 50 salariés : Notion.

La raison principale tient à la capacité d'évolution. Dans une PME de cette taille, les besoins ne se limitent jamais à la prise de notes. Vous avez besoin d'un espace de travail qui grandit avec vous : processus commerciaux, onboarding, suivi projet, documentation produit, référentiels clients. OneNote reste figé dans son rôle de carnet. Notion s'adapte.

J'ai accompagné l'an dernier une agence digitale de 22 personnes qui utilisait OneNote depuis trois ans. L'outil convenait bien au départ : notes de réunion, croquis d'interface, retranscriptions rapides. Mais à mesure que l'équipe grandissait, les carnets se sont multipliés. Chaque projet avait son carnet. Chaque personne avait ses pages personnelles. Aucune vue d'ensemble.

Le point de rupture a été un brief client perdu. Une information clé notée par un chef de projet n'avait jamais été relayée. La version finale du carnet n'était pas la bonne. Le client a dû répéter ses attentes et l'agence a perdu en crédibilité.

Nous avons basculé sur Notion. En deux semaines, nous avons construit une base clients, un système de suivi de projets avec statuts, et des templates de briefs pré-remplis. Chaque nouveau projet partait d'une structure claire. Les notes de réunion étaient liées directement au projet. Tout le monde voyait l'avancement en temps réel.

Six mois plus tard, l'agence avait ajouté un suivi commercial, un wiki interne pour les process métiers, et une base documentaire pour les livrables clients. Tout dans le même outil. Ce type d'évolution est impossible avec OneNote.

En résumé : Notion et OneNote sont deux bons outils de prise de notes. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Notion pour sa capacité à structurer l'information et à évoluer au-delà de la simple note. Le meilleur outil reste celui qui grandit avec vos besoins sans vous forcer à migrer tous les six mois.