Avis sur OneNote : mon retour d’expérience après près de 3 ans d’utilisation (2026)

J'ai utilisé OneNote pendant près de 3 ans pour centraliser la documentation interne, créer des bases de connaissance et gérer des notes d'équipe chez plusieurs clients en PME.

C'est gratuit, simple à déployer, et la structure en carnets/sections fonctionne bien pour organiser l'information. Mais avec le temps, certaines limites sont apparues.

Je me suis alors posé ces questions :

• Est-ce que OneNote reste pertinent face à des outils plus modernes comme Notion ou Obsidian ?
• La synchronisation et la collaboration sont-elles vraiment fiables sur la durée ?
• Est-ce qu'on ne paie pas le prix de sa gratuité en termes de fonctionnalités avancées ?

Dans cet article, je détaille ce que OneNote fait bien (et il y a beaucoup), ses limites concrètes en usage professionnel, et dans quels cas il reste un excellent choix ou au contraire quand il vaut mieux regarder ailleurs.

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#1 Qu'est-ce que OneNote ?

OneNote est un bloc-notes numérique qui permet de capturer, organiser et partager des notes dans un espace de travail flexible. Contrairement aux outils de documentation structurée, OneNote mise sur la liberté : on peut écrire n'importe où sur la page, insérer des images, dessiner à la main, coller des fichiers.

L'outil s'organise en carnets, sections et pages, comme un classeur physique. On peut y prendre des notes en réunion, centraliser des idées de projet, créer des bases de connaissances informelles ou simplement garder une trace de tout. La synchronisation est automatique et la collaboration se fait en temps réel, ce qui en fait un bon espace partagé pour des équipes qui travaillent ensemble.

OneNote est pensé pour les utilisateurs de Microsoft 365 qui cherchent un espace de travail souple et intuitif. En revanche, il n'est pas conçu pour remplacer un outil de gestion de projet structuré, un wiki documentaire ou un système de workflow.

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#2 Ce que j'aime dans OneNote

1. Une liberté totale dans l'organisation de l'information

OneNote fonctionne comme un cahier digital où on peut placer du contenu n'importe où sur la page. Pas de lignes fixes, pas de blocs à déplacer : on clique et on écrit où on veut. On peut mixer texte, images, tableaux, fichiers, enregistrements audio sur une même page, sans contrainte de mise en forme.

J'ai utilisé ça pour documenter un audit terrain chez un client : j'ai collé des photos d'écran, ajouté des annotations manuscrites sur tablette, et inséré mes notes de réunion au fur et à mesure, tout sur la même page. Impossible de faire ça proprement dans un Google Doc ou un fichier Word sans galérer avec la mise en page.

Pour une PME qui documente des processus complexes, visite des sites ou fait des comptes-rendus visuels, cette souplesse change la donne. On ne perd pas de temps à formater, on capture l'info comme elle vient.

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2. Intégré à Microsoft 365 et synchronisé partout

Si votre PME utilise déjà Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint), OneNote est déjà là, prêt à l'emploi. Aucune installation supplémentaire, aucun compte externe à créer. Les carnets se synchronisent automatiquement via OneDrive ou SharePoint, ce qui signifie qu'on peut commencer une note sur PC, la continuer sur smartphone et la finaliser sur tablette sans aucune friction.

Dans mon cas, j'ai créé un carnet partagé avec une équipe projet hébergé sur SharePoint. Toutes les modifications apparaissaient en temps réel chez les autres collaborateurs. Lors d'un déplacement, j'ai pu consulter mes notes de brief sur mon téléphone juste avant un rendez-vous, sans chercher dans mes emails ou un autre outil.

Cette intégration native évite les silos. Pas besoin de jongler entre trois applications : tout reste dans l'écosystème Microsoft que l'équipe connaît déjà.

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3. Une structuration hiérarchique qui suit votre organisation réelle

OneNote organise l'information en trois niveaux : carnets, sections et pages. Un carnet peut contenir plusieurs sections (comme des onglets), et chaque section contient des pages et sous-pages. C'est simple, visuel, et ça correspond naturellement à la façon dont on pense : un carnet par projet, des sections par thématique, des pages par sujet.

J'ai testé cette structure pour gérer la documentation de plusieurs clients en parallèle. Un carnet "Client A" avec des sections "Réunions", "Livrables", "Idées", "Contacts". Quand je devais retrouver une info, je naviguais intuitivement : je savais dans quel carnet et quelle section chercher. Pas besoin de fouiller dans une arborescence de dossiers ou une base de données complexe.

Pour une PME qui gère plusieurs projets ou clients, cette clarté visuelle facilite le classement et la recherche d'info. Les nouveaux dans l'équipe comprennent tout de suite où trouver quoi.

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4. La recherche universelle qui indexe même l'écriture manuscrite

La fonction recherche de OneNote est redoutablement efficace. Elle indexe non seulement le texte tapé, mais aussi le texte dans les images (OCR) et même l'écriture manuscrite si vous prenez des notes au stylet. On tape un mot-clé, et OneNote affiche toutes les occurrences à travers tous les carnets, sections et pages.

J'ai eu un cas où je cherchais une référence technique mentionnée lors d'un atelier. Je ne me souvenais ni de la date ni du projet exact, juste du nom de l'outil. J'ai tapé le mot dans la recherche, et OneNote m'a remonté la page de notes manuscrites prises trois mois plus tôt sur tablette, avec le terme correctement détecté dans mon écriture. Ça m'a sauvé une demi-heure de fouille.

Dans une PME où l'information vit dans des dizaines de carnets partagés, cette capacité de recherche transversale évite les pertes de temps et les doublons.

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5. Totalement gratuit (et inclus avec Microsoft 365)

OneNote est gratuit. Vraiment gratuit. Pas de version bridée, pas de limite artificielle sur le nombre de notes ou de carnets. On peut télécharger l'application sur Windows, Mac, iOS, Android et même l'utiliser en version web sans débourser un centime. Si votre entreprise a déjà un abonnement Microsoft 365, OneNote est inclus dedans, avec un stockage OneDrive conséquent.

Quand j'ai monté ma première structure, je n'avais pas de budget pour un outil de documentation payant. OneNote m'a permis de structurer toute ma base de connaissances, mes process clients et mes notes de veille sans dépenser un euro. Même quand j'ai grandi et que j'aurais pu me payer Notion ou Evernote, je suis resté sur OneNote parce que ça couvrait mes besoins et que ça ne me coûtait rien.

Pour une PME qui cherche à équiper son équipe sans alourdir la ligne budgétaire, c'est un argument de poids. Pas de négociation contractuelle, pas de renouvellement d'abonnement à surveiller.

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6. Prise en main immédiate pour qui connaît Microsoft Office

Si vos équipes utilisent Word, Excel ou Outlook, elles seront à l'aise avec OneNote en quelques minutes. L'interface ressemble aux autres produits Microsoft, avec un ruban en haut, des onglets familiers et des raccourcis clavier standards. Pas de courbe d'apprentissage abrupte, pas de formation nécessaire.

J'ai déployé OneNote chez un client pour centraliser les comptes-rendus de réunions. Les commerciaux, pas très à l'aise avec les outils complexes, ont compris le principe en dix minutes. Créer une page, taper du texte, insérer une image : tout fonctionnait comme dans Word. Résultat, adoption immédiate et zéro résistance au changement.

Dans une PME où tout le monde n'a pas forcément d'appétence tech, cette familiarité réduit les freins à l'usage et accélère le déploiement. Moins de temps passé en support interne, plus de temps à produire.

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#3 Ce que je n'ai pas aimé dans OneNote

1. La synchronisation pose régulièrement problème

OneNote stocke les données sur OneDrive, et en théorie, tout devrait se synchroniser automatiquement entre appareils. En pratique, c'est beaucoup moins fiable qu'on pourrait l'espérer.

Les problèmes que j'ai rencontrés :

• Des conflits de version quand plusieurs personnes modifient la même page en même temps
• Des pages qui ne se synchronisent pas complètement, créant des doublons ou des contenus manquants
• Des délais de synchro importants avec des notebooks volumineux (plusieurs secondes à plusieurs minutes)
• Des images ou fichiers attachés qui disparaissent ou ne s'affichent pas sur certains appareils

Chez un client qui utilisait OneNote pour documenter des projets techniques avec beaucoup de captures d'écran et de schémas, on a eu plusieurs incidents où des contenus ajoutés la veille n'apparaissaient pas le lendemain sur un autre appareil. Ou pire : des pages dupliquées avec des versions différentes du même contenu.

Microsoft a amélioré les choses, mais dès qu'on dépasse un certain volume de données ou qu'on travaille hors ligne puis qu'on se reconnecte, les risques de conflits augmentent. Pour une petite équipe avec peu de contenu, ça passe. Au-delà de 10-15 notebooks actifs ou avec des fichiers multimédias lourds, ça devient source de frustration.

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2. La structure devient vite un chaos organisationnel

La force de OneNote, c'est sa flexibilité totale. On peut écrire n'importe où sur la page, glisser-déposer des éléments, créer des sections à volonté. Mais c'est aussi sa faiblesse : cette liberté se transforme rapidement en désorganisation.

Ce qui manque pour structurer efficacement :

• Pas de templates imposables ou de structure standardisée pour l'équipe
• Pas de contrôle sur comment les gens organisent leurs pages (chacun fait à sa sauce)
• Pas de métadonnées ou de propriétés pour catégoriser les contenus
• Pas de vue d'ensemble : impossible de voir tous les notebooks/sections d'un coup

J'ai vu plusieurs équipes partir sur OneNote avec enthousiasme, puis se retrouver six mois plus tard avec une arborescence incompréhensible. Un notebook "Projets" avec 47 sections dont personne ne comprend la logique. Des pages orphelines. Des doublons partout parce que personne ne retrouve l'info existante.

Le problème s'amplifie avec la taille de l'équipe. À 3-4 personnes qui communiquent bien, on s'en sort. À partir de 10 personnes ou quand il y a du turnover, c'est la jungle. Et contrairement à des outils comme Notion ou Confluence qui imposent une certaine structure, OneNote laisse tout faire sans garde-fous.

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3. La collaboration en temps réel est décevante

OneNote se présente comme un outil collaboratif, et techniquement plusieurs personnes peuvent travailler sur le même notebook. Mais l'expérience est loin d'être fluide, surtout comparée aux standards actuels.

Les limites concrètes :

• Pas de curseurs en temps réel pour voir où les autres travaillent (contrairement à Google Docs ou Notion)
• Pas de notification quand quelqu'un modifie une page que vous consultez
• Les commentaires et annotations sont basiques, pas de fil de discussion structuré
• Impossible de voir l'historique précis des modifications (qui a changé quoi et quand)

Chez un client qui l'utilisait pour prendre des notes pendant des réunions à plusieurs, on a eu des situations où deux personnes tapaient en même temps et créaient des conflits. Résultat : des portions de notes perdues ou mélangées de manière incohérente.

Pour de la prise de notes individuelle partagée en lecture, ça fonctionne. Mais pour un vrai travail collaboratif où plusieurs personnes contribuent simultanément, c'est frustrant. On finit souvent par se répartir les pages ou à éviter de travailler en même temps, ce qui limite l'intérêt d'un outil collaboratif.

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4. Pas d'automatisation ni de templates structurés

OneNote est resté un outil très "passif" : on écrit, on stocke, on consulte. Point. Il n'y a quasiment aucune automatisation possible, ni de templates vraiment dynamiques.

Ce qu'on ne peut pas faire :

• Pas de bases de données ou de tableaux structurés (comme dans Notion)
• Pas de templates avec des champs pré-remplis ou des variables
• Pas d'automatisation de workflows (création automatique de pages, alertes, etc.)
• Pas de formules ou de calculs (même basiques)
• Pas d'intégrations natives avec d'autres outils (sauf Microsoft 365)

Quand j'ai voulu mettre en place un système de suivi de projets dans OneNote pour un client, j'ai vite compris que c'était le mauvais outil. Impossible de créer des templates de projet avec des statuts, des responsables, des dates de suivi. Tout devait être fait manuellement, copié-collé, et maintenu à la main.

Pour des notes brutes ou de la documentation libre, c'est suffisant. Mais dès qu'on veut structurer des processus, suivre des tâches, ou automatiser quoi que ce soit, OneNote montre ses limites. On se retrouve vite à chercher un autre outil pour compléter, ce qui crée de la redondance et de la complexité.

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#4 Tarifs 

OneNote suit une logique inhabituelle : l'outil est gratuit dans sa version de base, avec des fonctionnalités déjà solides (édition, synchronisation cloud, collaboration). Pour débloquer les capacités avancées (notamment l'IA Copilot et le stockage étendu), il faut passer par un abonnement Microsoft 365.

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Équipe de 5 personnes (usage professionnel) :

• Version gratuite OneNote : 0€/mois
• Stockage OneDrive gratuit : 5 Go (limité)
• Total : 0€/mois (mais limites de stockage et pas d'IA)

Si vous voulez plus (Copilot, stockage étendu, intégration avancée) :

• Microsoft 365 Business Basic : environ 5,00€/utilisateur/mois (sans apps desktop)
• Microsoft 365 Business Standard : environ 11,70€/utilisateur/mois (avec apps desktop)
• Pour 5 personnes (Business Standard) : 58,50€/mois

Note : Les tarifs affichés sur la page OneNote (Personal à 9,99$/mois, Family à 12,99$/mois) sont destinés aux particuliers. Pour les PME, il faut regarder les plans Microsoft 365 Business.

Verdict

Pour qui c'est adapté budgétairement :

• Version gratuite parfaite pour les petites équipes qui débutent ou ont des besoins simples
• Si vous utilisez déjà Microsoft 365 pour Word/Excel/Outlook, OneNote ne coûte rien de plus
• Imbattable si vous cherchez un outil de notes structurées sans budget

Ça devient coûteux quand :

• Vous voulez les fonctionnalités IA (Copilot) : il faut monter sur les plans Premium
• Vous avez besoin de plus de stockage que les 5 Go gratuits
• Vous voulez l'intégration complète avec l'écosystème Microsoft (alors le coût Microsoft 365 complet s'impose)

En réalité, le "coût" de OneNote dépend moins de l'outil lui-même que de votre stratégie Microsoft globale. Si vous êtes déjà dans l'écosystème, c'est un bonus sans surcoût. Si vous ne l'êtes pas, d'autres outils de notes offrent plus de flexibilité sans vous lier à un abonnement de suite bureautique complète.

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#5 Concurrents 

Voici comment OneNote se positionne face aux principales alternatives :

• Notion (gratuit pour usage personnel, 10$/mois en team) : L'outil tout-en-un qui combine notes, bases de données, wikis et gestion de projet. Plus moderne et flexible que OneNote, mais courbe d'apprentissage plus raide. Idéal si vous voulez unifier documentation et gestion de tâches.
• Evernote (gratuit limité, 10,83€/mois en Personal) : Le concurrent historique direct de OneNote. Excellente recherche et numérisation de documents, mais version gratuite très limitée (2 appareils seulement). Pertinent si vous numérisez beaucoup de papier.
• Obsidian (gratuit, sync 10$/mois optionnel) : Approche radicalement différente avec fichiers markdown stockés localement. Parfait pour construire une base de connaissances interconnectée. Pour utilisateurs techniques à l'aise avec le markdown.
• Apple Notes (gratuit) : Alternative minimaliste pour l'écosystème Apple. Interface épurée, synchronisation parfaite entre devices Apple. Suffisant pour 80% des besoins de prise de notes, mais uniquement si vous êtes 100% Apple.
• Google Keep (gratuit) : Notes rapides et listes ultra-simples. Pas de hiérarchie complexe. Idéal pour captures rapides et post-its numériques, pas pour documentation structurée.
• Roam Research (15$/mois) : Approche "graph knowledge" avec liens bidirectionnels. Excellent pour la pensée non-linéaire et connexions d'idées. Tarif élevé, réservé aux power users de la connaissance.

En résumé :

OneNote reste le meilleur compromis gratuit pour les PME déjà dans l'écosystème Microsoft. Notion le remplace si vous voulez plus de structure. Obsidian si vous voulez la maîtrise totale de vos données. Apple Notes ou Google Keep si vos besoins sont vraiment basiques. 

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#6 À qui OneNote est-il vraiment adapté ?

✓ OneNote est un bon choix si :

• Vous êtes une TPE ou PME (< 20 personnes) qui cherche à centraliser des notes dispersées sans investir dans un outil dédié
• Vos besoins sont simples : comptes-rendus de réunion, documentation projet, base de connaissance informelle, suivi de formations
• Vous utilisez déjà Microsoft 365 et cherchez une solution intégrée, gratuite, qui fonctionne sur tous les supports

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✗ OneNote n'est PAS le bon choix si :

• Vous avez besoin de workflows structurés, d'automatisation ou de validation de contenu (utilisez Notion, Monday, ou ClickUp)
• Vous voulez un vrai wiki d'entreprise avec versioning avancé, permissions granulaires et gouvernance stricte (utilisez Confluence ou Notion)
• Vous gérez une équipe > 30 personnes avec des processus documentaires critiques qui nécessitent traçabilité et contrôle d'accès fin