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Notion ou Obsidian ? Les deux plateformes permettent d'organiser l'information, mais leurs philosophies sont très différentes. Après avoir accompagné des dizaines de PME dans ce choix, je vous livre mon comparatif concret pour vous aider à trancher.
La première fois que j'ai vu la messagerie d'une PME B2B débordée, c'était chez une équipe commerciale de 18 personnes. Ils stockaient les procédures sur des pages Word partagées, des notes dans Slack et des fiches clients dans un tableau Excel. Un rendez‑vous mal préparé a fait perdre un gros prospect. Le coordonnateur m'a dit : "On sait ce qu'on doit faire, mais personne ne sait où c'est écrit."
Ce genre de situation revient chez mes clients. Manque de visibilité, tâches oubliées, doublons d'information et un fort risque de dépendance à une ou deux personnes. Le point de rupture arrive quand l'équipe comprend que le bricolage coûte du temps et de l'argent. C'est alors que le choix d'un outil devient un vrai sujet stratégique.
Deux options reviennent souvent : Notion et Obsidian. Notion propose une plateforme tout‑en‑un, pensée pour partager des pages, structurer des bases et piloter des workflows. Obsidian mise sur des fichiers markdown locaux, des liens entre notes et une grande liberté de personnalisation. Ce sont deux réponses valables, mais avec des philosophies très différentes.
Je ne vous dirai pas qu'il existe un "meilleur" outil universel. Le bon choix dépend de vos priorités : collaboration et simplicité, ou contrôle des données et flexibilité.
Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Notion est la meilleure option.
Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je décrypte ces deux options de façon pragmatique : cas d'usage typiques, courbe d'apprentissage, synchronisation, sécurité, export et coûts. Mon objectif : vous aider à prendre une décision opérationnelle, sans créer une usine à gaz.
Avant d'entrer dans le détail, voici l'essentiel pour vous situer rapidement.
Notion vise à être un espace tout-en-un. Il combine notes, bases de données et pages partagées. L'approche privilégie l'interface visuelle, la mise en page et la collaboration entre équipes. Cible les organisations qui veulent centraliser documents, processus et suivi sans multiplier d'outils.
Obsidian se concentre sur les notes locales et le lien entre idées. Il mise sur le texte brut stocké sur votre machine et sur un graphe de connexions. L'approche privilégie la liberté, la personnalisation et le contrôle des données. Cible les utilisateurs qui travaillent surtout en individuel et qui veulent construire une base de connaissances personnelle.
Notion = centralisation visuelle pour le travail en équipe. Obsidian = carnet personnel puissant et personnalisable pour réfléchir et relier des idées.
Notion est un outil de gestion de l'information conçu pour centraliser la documentation, les processus et le suivi du travail au même endroit. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de chercher l'information dans cinq outils différents et créer un référentiel unique qui s'adapte à leur manière de travailler.
L'outil repose sur une logique de pages imbriquées et de bases de données relationnelles. Tout est modulaire. Une page peut contenir du texte, des tableaux, des tâches ou des vues filtrees. Les équipes construisent leur propre système, bloc par bloc. Cette flexibilité permet d'adapter l'outil à des contextes très différents.
Je vois régulièrement deux scénarios opposés avec Notion. Certaines équipes transforment complètement leur gestion de la connaissance et gagnent un temps fou. D'autres passent des semaines à structurer leur espace sans jamais vraiment l'utiliser. La différence tient à la discipline : Notion demande un cadre clair dès le départ, sinon la flexibilité devient un piège.
✅ Des équipes qui veulent centraliser documentation, processus et suivi au même endroit
✅ Des besoins de personnalisation forte (chaque équipe travaille différemment)
✅ Un mix entre wiki d'entreprise et gestion légère de projets
Notion convient aux équipes prêtes à investir du temps pour structurer leur information une fois, et qui cherchent un espace de travail unique plutôt qu'une suite d'outils spécialisés.
Obsidian est un outil de prise de notes conçu pour transformer l'information en connaissance structurée. Il s'adresse aux professionnels qui doivent capitaliser sur ce qu'ils apprennent, connecter leurs idées et retrouver rapidement ce qu'ils ont documenté.
L'outil repose sur une logique simple : tout est fichier Markdown, stocké localement. Pas de cloud imposé, pas de format propriétaire. La puissance vient des liens entre notes. Chaque note peut pointer vers d'autres notes. L'outil génère un graphe visuel des connexions. Les idées isolées disparaissent. Les patterns émergent.
Je vois des consultants et des chefs de projet retrouver en quelques secondes des éléments documentés il y a des mois. Ils ne cherchent plus dans une arborescence de dossiers. Ils naviguent entre les concepts, les projets et les contextes. Leur mémoire organisationnelle devient opérationnelle.
✅ Vous capitalisez sur vos apprentissages (formations, lectures, retours d'expérience)
✅ Vous gérez des connaissances complexes avec des liens entre concepts
✅ Vous voulez garder le contrôle de vos données (fichiers locaux, pas de vendor lock-in)
✅ Vous pensez par l'écriture et la structuration progressive
Obsidian convient aux travailleurs du savoir qui veulent construire leur propre système de pensée, sans dépendre d'un outil collaboratif ou d'une base de données en ligne.
Avant de plonger dans ce qui les oppose, il est essentiel de rappeler ce qui rapproche Notion et Obsidian. Ces deux outils incarnent une nouvelle approche de la gestion de l'information en entreprise. Comprendre leurs bases communes aide à mieux saisir la logique de chacun.
🤝 Une approche flexible et non linéaire de l'information : Notion comme Obsidian refusent d'imposer une structure rigide à vos données. Vous créez vos propres systèmes. Pas de dossiers contraints, pas de hiérarchie obligatoire. Vous organisez l'information comme vous pensez.
🤝 Le support du Markdown : les deux outils permettent de rédiger en Markdown, ce langage de balisage simple et universel. Vos contenus ne sont pas enfermés dans un format propriétaire illisible. Vous pouvez exporter, archiver, réutiliser vos notes même si vous changez d'outil demain.
🤝 Des liens bidirectionnels entre les notes : les deux plateformes permettent de relier vos idées et de naviguer d'un document à l'autre. Ce système de liens internes transforme vos notes en un réseau de connaissances connectées. Vous retrouvez l'information par association, pas uniquement par recherche.
🤝 Une recherche puissante et rapide : que vous stockiez 100 ou 10 000 notes, Notion et Obsidian indexent vos contenus pour vous permettre de retrouver ce que vous cherchez en quelques frappes au clavier. Pas besoin de tout ranger manuellement.
🤝 Une personnalisation poussée : templates, raccourcis clavier, plugins ou intégrations. Les deux outils permettent d'adapter l'interface et les fonctionnalités à vos besoins. Vous ne subissez pas un logiciel figé.
🤝 Des communautés actives et engagées : forums, tutoriels, modèles partagés. Notion et Obsidian bénéficient tous deux d'écosystèmes riches où utilisateurs et créateurs échangent des bonnes pratiques, des astuces et des extensions.
🤝 Une tarification accessible pour débuter : les deux proposent une version gratuite fonctionnelle. Vous pouvez tester, expérimenter et valider l'usage avant d'investir dans un abonnement payant.
En résumé : Notion et Obsidian partagent une vision commune. Celle d'un outil de pensée qui s'adapte à vous plutôt que l'inverse. La différence ne porte pas sur la qualité, mais sur la philosophie d'utilisation et les contextes d'usage privilégiés.
Notion et Obsidian ne jouent pas dans la même catégorie tarifaire. Leurs modèles économiques reflètent deux approches radicalement différentes, et l'écart budgétaire peut être considérable pour une équipe de 10 à 20 personnes.
Notion fonctionne sur un modèle SaaS classique. L'application est gratuite pour un usage individuel basique, mais devient payante dès qu'une équipe veut collaborer sérieusement. Le plan Plus démarre à 9,50 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle. Le plan Business, qui déverrouille les fonctionnalités avancées (SAML SSO, permissions granulaires, intégrations premium), monte à 19,50 € par utilisateur et par mois. Pour une PME de 15 personnes, cela représente entre 1 710 et 3 510 € par an.
Obsidian adopte une logique inverse. L'application est gratuite, sans limite, sans inscription obligatoire. Vous payez uniquement pour les services optionnels : Sync à 4 $ par utilisateur et par mois si vous voulez synchroniser vos notes entre appareils, et Publish à 8 $ par site et par mois si vous voulez publier du contenu sur le web. Une équipe de 15 personnes qui n'utilise que Sync dépensera environ 720 € par an.
La différence budgétaire est nette. Sur Notion, la facture augmente mécaniquement avec chaque utilisateur ajouté, même si certains membres consultent simplement des informations. Sur Obsidian, seuls les utilisateurs qui ont besoin de synchronisation paient. Les autres travaillent gratuitement en local.
Cette différence a un impact direct sur la projection budgétaire. Avec Notion, la croissance de l'équipe entraîne une hausse linéaire des coûts. Avec Obsidian, vous pouvez dimensionner votre budget en fonction des besoins réels de synchronisation, pas de la taille totale de l'équipe.
Un dernier point : Obsidian facture une licence commerciale à 50 $ par utilisateur et par an pour les entreprises de plus de deux personnes générant du revenu. Ce coût reste marginal comparé aux plans payants de Notion.
En résumé : Notion est plus cher, mais tout est inclus dans un service centralisé. Obsidian demande un effort d'organisation, mais coûte beaucoup moins cher à l'usage. Le vrai arbitrage se fait sur le retour sur investissement : la simplicité et la collaboration native de Notion justifient-elles l'écart budgétaire ? Ou préférez-vous garder le contrôle de vos données et payer uniquement les services dont vous avez besoin ?
Tout au long de cet article, j'ai pris soin de souligner les différences entre Notion et Obsidian. En réalité, ce sont deux excellentes solutions et vous ne ferez pas d'erreur majeure avec l'une ou l'autre. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.
La raison principale tient à la centralisation. Dans une PME de cette taille, le vrai risque n'est pas le manque d'outils, mais la dispersion de l'information. Procédures dans Drive, notes dans Slack, tableaux dans Excel, documentation dans des mails. Cette fragmentation crée des angles morts et ralentit l'ensemble de l'activité.
J'ai accompagné l'année dernière une agence de conseil en transformation digitale de 22 personnes. Ils utilisaient Obsidian. L'outil avait été choisi par le fondateur, un profil technique très organisé. Sur le papier, la solution fonctionnait. Il avait construit un système de notes interconnecté, documenté chaque projet, créé des templates.
Le problème est apparu quand l'équipe a grandi. Les nouveaux collaborateurs ne savaient pas où chercher. Les commerciaux ne comprenaient pas la logique des liens. Les chefs de projet refaisaient des documents plutôt que de retrouver ceux qui existaient. Au final, seuls trois ou quatre profils utilisaient vraiment l'outil.
Nous avons basculé sur Notion en trois semaines. J'ai recréé l'architecture d'information, migré les contenus essentiels et formé l'équipe en deux sessions. Ce qui a fait la différence : l'interface visuelle, les bases de données accessibles à tous, et surtout la possibilité de partager une page en un clic.
Quatre mois plus tard, l'entreprise avait non seulement centralisé ses procédures, mais aussi son suivi commercial, sa documentation client et son onboarding RH. Pour une PME, cette capacité à rassembler fait souvent plus la différence que la sophistication technique de l'outil.
En résumé : Notion et Obsidian sont deux très bons outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Notion pour sa capacité à centraliser et sa facilité d'adoption collective. Le meilleur outil reste celui que vos équipes utilisent vraiment.
Quelle est la principale différence entre Notion et Obsidian ?
Notion est une plateforme tout-en-un hébergée qui combine bases de données, pages collaboratives et workflows, idéale pour centraliser l'information partagée en équipe. Obsidian est un éditeur local centré sur la prise de notes en Markdown et un graphe de connaissances lié, privilégiant la propriété des données et le travail hors ligne. En résumé, Notion excelle dans la collaboration centralisée et la structuration, Obsidian dans la flexibilité personnelle et le contrôle des données.
Quel outil est le plus facile à prendre en main entre Notion et Obsidian ?
Notion est généralement plus simple à adopter pour des équipes car son interface WYSIWYG et ses modèles permettent de démarrer rapidement sans connaissance technique. Obsidian demande un peu plus d'apprentissage, notamment pour tirer parti des plugins, des templates et de la gestion des liens entre notes, mais devient très puissant une fois configuré.
Notion ou Obsidian : lequel choisir pour une PME B2B de 11 à 50 salariés ?
Pour une PME B2B de 11 à 50 salariés, Notion est souvent le meilleur choix grâce à sa capacité à centraliser la documentation, gérer des bases de données partagées (projets, clients, SOP) et faciliter l'adoption par des équipes non techniques. Obsidian peut être utilisé en complément par des collaborateurs qui veulent un outil personnel et hors ligne, mais pour une base de connaissance partagée et structurée à l'échelle de l'entreprise, Notion reste préférable.
Chaque activité a ses contraintes et ses objectifs. Si vous avez besoin d’un avis personnalisé ou d’un coup de pouce pour sélectionner la solution la plus adaptée, contactez-nous : on vous aide à faire le bon choix, sans jargon et sans perte de temps.
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