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Un vendredi après-midi, Claire, COO d'une PME B2B de 18 personnes, m'a envoyé un fichier Excel de 42 onglets en me disant : "Personne ne sait plus où sont les bonnes données, et on perd des heures à vérifier les versions." La semaine suivante, une tâche critique n'a pas été faite parce que la colonne de suivi n'avait pas été mise à jour. Le dirigeant a compris que son tableur devenu bazar n'était plus un outil mais un risque.
Ce type de situation revient souvent chez mes clients. Les équipes bricolent des solutions : fichiers partagés, duplications, notes Slack pour préciser qui fait quoi. Résultat : manque de visibilité, tâches oubliées, dépendances floues et temps perdu à recoller les morceaux. Le sujet devient urgent quand une erreur coûte un client ou ralentit une livraison.
Deux réponses reviennent systématiquement : Airtable et Excel. Airtable propose une approche base de données visuelle pour organiser workflows, vues multiples et automatisations sans code. Excel propose une puissance de calcul et une souplesse de feuille de calcul qui gèrent de grands jeux de données et des modèles financiers complexes. Ce sont deux philosophies différentes, pas deux variantes d'une même chose.
Faire le mauvais choix peut transformer une amélioration en usine à gaz. Je l'ai vu : une migration mal préparée génère plus de tickets et de confusion qu'elle n'en résout. Dans cet article, je compare Airtable et Excel de façon concrète : cas d'usage, facilité de prise en main, automatisations, limites et intégrations. L'objectif : vous aider à choisir l'outil adapté à votre niveau de structuration et à vos enjeux opérationnels, pas à suivre une mode.
Avant de plonger dans le détail, voici l’essentiel pour vous aider à vous situer rapidement.
Airtable combine tableur et base de données légère. Il met l’accent sur la structuration des données, les vues visuelles (grille, kanban, calendrier) et la collaboration simplifiée. C’est pensé pour gérer des processus métiers et des catalogues d’informations sans code.
Excel est un tableur puissant et universel. Il privilégie la flexibilité, le calcul et l’analytique. C’est l’outil de choix quand il faut manipuler des formules complexes, faire des simulations ou produire des rapports chiffrés à mesure.
Si vous cherchez à organiser des données métiers et faciliter la collaboration : Airtable. Si vous avez besoin d’analyse, de modèles et de calculs poussés : Excel.
Airtable est un hybride entre un tableur et une base de données. Il permet de structurer des informations complexes sans dépendre d'un développeur. L'outil s'adresse aux équipes qui gèrent des données métier variées et qui veulent arrêter de jongler entre des fichiers Excel, des documents et des outils fragmentés.
La logique d'Airtable repose sur des bases structurées avec des tables reliées entre elles. Chaque information a sa place. Les relations entre les données sont explicites. Une vue peut afficher les mêmes données sous forme de tableau, de calendrier, de kanban ou de galerie. Les équipes créent leurs propres workflows sans passer par la DSI.
J'ai vu plusieurs clients remplacer 4 ou 5 outils différents par une seule base Airtable. Une équipe marketing qui gérait ses campagnes dans Excel, son planning dans Trello et ses briefs dans Google Docs a tout centralisé. Le gain n'est pas dans les fonctionnalités, mais dans la cohérence. Tout le monde travaille sur la même source de vérité.
✅ Gestion de données structurées (CRM simple, suivi de partenaires, catalogue produit)
✅ Coordination d'équipes qui manipulent des informations reliées (contenu, événements, projets)
✅ Besoin de vues multiples sur les mêmes données selon les rôles
✅ Volonté de gagner en autonomie sans développement technique
Airtable convient aux équipes qui veulent structurer leur travail sur mesure, sans rigidité d'un logiciel métier classique ni désordre d'un tableur partagé.
Excel est l'outil par défaut de la plupart des PME pour gérer le travail. Il n'a pas été conçu pour la gestion de projet, mais il est partout. Les équipes l'utilisent parce qu'elles le connaissent et qu'il ne demande pas de formation.
L'outil repose sur une logique de tableau. Chaque utilisateur organise l'information comme il le souhaite. Cette liberté totale est une force au départ. Elle devient un problème quand plusieurs personnes doivent collaborer.
J'interviens régulièrement dans des PME qui pilotent tout avec Excel. Le même fichier circule par mail avec des versions multiples. Personne ne sait quelle est la bonne version. Les informations se perdent entre deux mises à jour. Le pilotage devient flou.
✅ Pour un usage individuel ou en petit comité (2-3 personnes)
✅ Pour des suivis simples sans dépendances entre tâches
✅ Pour tester une organisation avant d'investir dans un outil dédié
✅ Pour des analyses ponctuelles ou des tableaux de bord statiques
Excel fonctionne tant que le besoin reste simple et que peu de personnes collaborent. Au-delà, les limites apparaissent vite. La vraie question n'est pas de savoir si Excel est un bon outil. Elle est de savoir quand il ne suffit plus.
Avant d'examiner leurs différences, il est utile de rappeler ce qui rapproche Airtable et Excel. Ces points communs expliquent pourquoi les deux outils restent des références pour organiser et structurer des données en entreprise.
🤝 Un format tabulaire familier : lignes, colonnes, cellules. Les deux outils reposent sur cette structure que tout le monde connaît. Pas besoin de formation poussée pour comprendre comment entrer des données ou lire un tableau. Cette familiarité réduit la résistance au changement.
🤝 La centralisation des données métier : contacts clients, catalogues produits, suivi de projets, inventaires. Excel comme Airtable permettent de rassembler l'information au même endroit. Les données ne se perdent plus dans des fichiers éparpillés ou des carnets papier.
🤝 Des fonctions de tri et de filtrage : les deux outils offrent la possibilité de trier les données par ordre alphabétique, par date ou par valeur, et de filtrer pour afficher uniquement ce qui est pertinent à un instant donné. Trouver une information devient plus rapide.
🤝 Des formules pour automatiser les calculs : sommes, moyennes, conditions. Excel et Airtable intègrent des formules qui évitent de recalculer manuellement. Les deux s'adaptent à des besoins simples comme à des logiques plus complexes.
🤝 Une capacité d'import et d'export : CSV, Excel, PDF. Les deux outils permettent d'importer des données depuis d'autres sources et d'exporter le résultat pour le partager ou l'archiver. Pas de données prisonnières.
🤝 Une accessibilité sans compétence technique : ni Excel ni Airtable ne nécessitent de développeur ou d'intégrateur. Les équipes métier peuvent créer, modifier et maintenir leurs propres bases. L'autonomie est réelle.
🤝 Une flexibilité d'usage : gestion de contacts, suivi budgétaire, planning éditorial, inventaire. Les deux outils s'adaptent à des contextes variés sans imposer une structure rigide. Chaque équipe peut modeler l'outil selon ses besoins.
En résumé : Excel et Airtable partagent les fondamentaux qui font d'un tableur un outil efficace : structure claire, manipulation simple des données, autonomie des équipes. Le choix entre les deux ne se joue donc pas sur ces bases, mais sur la manière dont chacun répond aux limites de l'autre et aux besoins spécifiques de votre PME.
Comparer les tarifs d'Airtable et d'Excel revient à opposer deux logiques totalement différentes. Excel est un logiciel que vous achetez une fois (159 € pour une licence) ou que vous obtenez via un abonnement Microsoft 365. Airtable fonctionne sur un modèle SaaS, avec une facturation mensuelle ou annuelle par utilisateur.
Excel en achat unique représente un investissement ponctuel, sans frais récurrents. Vous payez, vous installez, vous utilisez. Ce modèle est adapté si votre besoin est individuel ou si vous travaillez en petite équipe avec des fichiers partagés manuellement.
Airtable propose une version gratuite limitée à 1 000 entrées par base et 5 éditeurs maximum. Elle peut suffire pour tester l'outil ou gérer de petits projets ponctuels. Dès que vous voulez structurer une activité réelle, vous basculez sur les plans payants.
Le plan Team démarre à 20 € par utilisateur et par mois (en paiement annuel). Cela peut paraître accessible, mais la facture grimpe vite. Pour une équipe de 10 personnes, vous atteignez 2 400 € par an. Le plan Business, nécessaire pour accéder aux automatisations avancées et aux fonctionnalités de gouvernance, monte à 45 € par utilisateur et par mois, soit 5 400 € par an pour 10 utilisateurs.
Le vrai enjeu budgétaire se joue sur la durée. Avec Excel, vous payez une fois. Avec Airtable, vous payez chaque mois ou chaque année, et la facture augmente si votre équipe grandit. Sur trois ans, un abonnement Airtable Team pour 10 personnes coûte 7 200 €. C'est largement supérieur à l'achat de licences Excel ou à un abonnement Microsoft 365.
La différence n'est pas seulement tarifaire, elle est structurelle. Airtable inclut le stockage en ligne, les mises à jour automatiques, la collaboration en temps réel et l'infrastructure technique. Excel demande une gestion manuelle des fichiers, souvent via OneDrive ou un serveur partagé.
En résumé : Excel reste l'option la plus économique si vous travaillez seul ou en petit groupe avec des besoins limités. Airtable devient pertinent si vous avez besoin d'une structure collaborative, d'automatisations et d'une gestion centralisée de vos données. L'arbitrage doit se faire sur l'usage réel, pas uniquement sur le prix d'entrée.
Tout au long de cet article, j'ai détaillé les différences entre Airtable et Excel. Les deux outils ont leur place et répondent à des besoins légitimes. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.
La raison principale tient à la structuration. Dans une PME de cette taille, les données métiers se multiplient vite. Pipeline commercial, suivi de projets, inventaire, gestion de contenus, planning. Excel devient rapidement une collection de fichiers dont personne ne maîtrise vraiment les versions.
J'ai accompagné une agence marketing de 23 personnes l'année dernière dans une situation proche de celle de Claire. Ils géraient leurs projets clients sur Excel. Sept fichiers différents, un pour chaque chef de projet. Chacun avait sa propre logique de colonnes, ses codes couleur, ses formules personnelles.
Quand le directeur voulait une vue d'ensemble, il fallait demander à chaque chef de projet de faire un export. Puis compiler manuellement. Résultat : trois jours de délai pour avoir un aperçu de la charge. Et encore, avec le risque que quelqu'un ait oublié de mettre à jour sa version.
Nous avons migré l'ensemble sur Airtable. Une seule base, une vue par chef de projet, une vue globale pour la direction, une vue calendrier pour les deadlines. En deux semaines, toute l'équipe avait adopté l'outil. Plus de duplication, plus de versions, plus de compilation manuelle.
Six mois plus tard, ils ont ajouté leur suivi de contenus, leur base de contacts presse et leur planning éditorial sur la même plateforme. La standardisation a fait gagner environ 15 heures par semaine à l'équipe. Pas sur la théorie, sur le temps réel mesuré.
En résumé : Excel et Airtable sont deux bons outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Airtable pour sa capacité à structurer les données et éviter le chaos des versions multiples. Le meilleur outil reste celui qui vous aide à retrouver l'info sans perdre trois heures à chercher le bon fichier.
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