Tutoriel Monday 2025 : maîtriser la gestion de projet en un clin d’œil

La gestion de projet peut vite devenir un casse-tête si l’on jongle entre plusieurs outils, échanges d’emails et fichiers éparpillés.

Monday.com se présente comme une solution simple et flexible pour centraliser tout le pilotage de vos projets, de la planification au suivi en passant par la collaboration d’équipe.

Dans ce tutoriel, je vous montre étape par étape comment démarrer avec Monday en moins de dix minutes. Vous découvrirez les fonctionnalités essentielles, des conseils pratiques et des exemples concrets pour utiliser la plateforme efficacement, que vous soyez freelance, TPE ou PME.

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#1 Pourquoi j’utilise Monday

Une plateforme complète de Work Management : Monday n’est pas seulement un outil de CRM ou de gestion de tâches. Il permet de structurer des projets complexes, de les suivre dans le temps et de les ajuster en fonction de leur avancement.
Centralisation des échanges : tous les emails, commentaires et historiques peuvent être regroupés dans un seul espace. Plus besoin de jongler entre différents outils ou de fouiller ta boîte de réception pour retrouver une info.
Automatisation des actions répétitives : grâce aux automations, tu peux configurer des règles qui réduisent les tâches manuelles (ex. notifier un responsable quand une étape est terminée ou lancer une facturation automatique).
Pilotage via des dashboards clairs : en un coup d’œil, tu visualises les projets en cours, les retards éventuels et les priorités. C’est l’outil parfait pour prendre du recul et piloter au lieu de seulement exécuter.

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#2 Créer un espace de travail organisé

Commencer par un workspace : c’est ton espace principal, qui regroupe tout ton travail. Dès le départ, réfléchis à une organisation logique, car elle conditionne la clarté de ton environnement.
Structurer avec des dossiers et sous-dossiers : par exemple, un dossier principal “YouTube Tutorial”, puis des sous-dossiers par client, projet ou type d’activité. Cette hiérarchie rend ton espace lisible, même lorsque tu accumuleras des dizaines de projets.
Ranger les tableaux au bon endroit : garde une cohérence entre les dossiers et les tableaux pour que chacun sache où trouver l’information. Tu gagnes en efficacité et tu limites les confusions.

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#3 Bien démarrer avec un template

Ne pars pas d’une feuille blanche : Monday propose des modèles prêts à l’emploi (gestion de projet, production de contenu, suivi produit, manufacturing, etc.). Ils sont une base solide et t’évitent de perdre du temps dans la configuration initiale.
Bénéficier de colonnes et d’automatisations préconfigurées : les templates incluent déjà des vues, des colonnes pertinentes et parfois même des règles d’automatisation. Tu gagnes un temps précieux pour te concentrer directement sur ton projet.
Choisir en fonction de la popularité : le nombre de téléchargements est visible et peut guider ton choix. Les modèles les plus utilisés ont souvent fait leurs preuves dans des contextes variés.

#4 Structure d’un tableau et bonnes pratiques

Les groupes pour segmenter : organise tes projets par statut (ex. “À faire / En cours / Terminé”), par sprint ou par client. Cela rend la lecture immédiate et intuitive.
Les items comme unités de travail : chaque ligne correspond à une tâche ou un projet. Tu peux leur associer des responsables, des dates et des statuts pour un suivi précis.
Les colonnes comme sources d’informations : ajoute des colonnes pour assigner des personnes, indiquer une date limite, mesurer le temps passé ou encore créer des liens vers d’autres bases. Cela enrichit chaque tâche d’un contexte utile.
Les relations entre bases : connecte un projet à une base “Contacts” pour afficher automatiquement les informations du client (nom, email, poste). C’est une façon d’éviter la double saisie et de garder tes données cohérentes.

#5 Vues et dashboards

Des vues multiples pour un même tableau : tableau classique, Kanban, graphique ou timeline… tu choisis la représentation qui correspond le mieux à ton besoin du moment. Les données restent synchronisées d’une vue à l’autre.
Des dashboards pour une vision macro : au-delà des vues, les dashboards te permettent de rassembler plusieurs sources et d’obtenir des indicateurs globaux. Tu peux voir combien de projets sont en cours, quelle part est en retard ou comment se répartissent les tâches par personne.
Des KPIs personnalisés : configure tes propres indicateurs pour suivre ce qui est vraiment important dans ton activité, que ce soit le respect des délais, la charge de travail par équipe ou la progression par client.

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#6 Intégrations et synchronisation des emails

Des intégrations natives faciles à configurer : Monday se connecte directement à Gmail, Outlook, Zendesk, Slack et bien d’autres outils. Ces intégrations se font en quelques clics via le Marketplace.
Make ou Zapier pour aller plus loin : si l’intégration n’existe pas, tu peux utiliser ces connecteurs no-code pour relier quasiment n’importe quel outil.
Centralisation des échanges emails : en connectant Gmail ou Outlook, les conversations remontent automatiquement dans tes fiches projets. Tu obtiens ainsi une “source de vérité unique” qui évite les pertes d’information.
Cas pratique : Zendesk + Monday : associer les tickets clients de Zendesk aux projets Monday permet de fluidifier la gestion du support et d’automatiser certaines étapes de traitement.

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#7 Automatisations pour gagner du temps

Notifier au bon moment : configure une règle pour que le chef de projet soit averti dès qu’un statut passe à “Terminé”. Tu gagnes en réactivité.
Lier au processus de facturation : déclenche automatiquement la création d’une tâche de facturation lorsqu’un projet est clôturé, pour éviter les oublis.
Créer des tâches à partir d’un formulaire : lorsqu’un client soumet un brief via un formulaire, une tâche est générée sans intervention manuelle. Cela fluidifie le flux d’information et fiabilise le process.

#8 Documents, notes et collaboration

Un espace dédié aux documents collaboratifs : tu peux rédiger tes comptes-rendus de réunion directement dans Monday, partager des plans ou conserver des notes utiles au projet.
Des activités liées à chaque projet : sur une fiche projet, ajoute des commentaires, mentionne tes collègues ou joins des documents. Chaque interaction est historisée et accessible en un clic.
Une centralisation qui réduit les pertes d’information : plus besoin de passer d’un drive à un email ou à un chat. Tout se trouve au même endroit.

#9 Les formulaires

Des formulaires intégrés aux tableaux : chaque réponse à un formulaire devient automatiquement un nouvel item. Tu standardises la collecte d’informations.
Un usage idéal pour les briefs clients ou les demandes internes : par exemple, un client qui soumet un projet via un formulaire voit sa demande immédiatement ajoutée à ton pipeline.
Des modèles prêts à l’emploi : si tu ne sais pas par où commencer, Monday propose déjà plusieurs structures de formulaires pour t’inspirer.

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#10 Pour qui et à quel prix ?

Adapté aux petites équipes : simple à prendre en main, rapide à configurer.
Efficace pour les grandes organisations : gestion avancée, intégrations multiples, dashboards puissants.
Un modèle tarifaire par utilisateur et par mois : efficace pour les petites équipes mais qui peut rapidement peser dans des organisations plus larges. Pour ces cas, il existe des offres “Entreprise” avec des fonctionnalités supplémentaires et des tarifs adaptés.

#11 Conclusion et recommandations

Pour bien démarrer, commence par créer un workspace structuré avec dossiers et sous-dossiers, choisis un template adapté et ajuste-le à ton organisation. Connecte tes outils essentiels, mets en place quelques automatisations simples et installe un dashboard pour suivre ton activité de manière globale.

Depuis que je l’utilise dans mes missions freelance, Monday m’a fait gagner du temps et m’a permis de piloter mes projets avec plus de clarté et de sérénité. C’est un outil flexible, capable de s’adapter à ta croissance : commence petit, teste, et fais évoluer ta structure au fur et à mesure.