Les meilleures formations pour entreprendre en 2026 à -90%
🔥 Clôture officielle vendredi à 23h59 ! 🔥
Notion ou Trello ? L’un privilégie la flexibilité et la centralisation des connaissances, l’autre la simplicité visuelle des tableaux Kanban. Après avoir accompagné des dizaines de PME dans ce choix, je vous livre un comparatif concret pour vous aider à trancher.
Il y a six mois, Aurélie, responsable opérationnelle d'une PME B2B de 25 personnes, a stoppé notre réunion en disant : "On n'a plus aucune idée de qui avance sur quoi." Elle avait trois tableaux Trello ouverts, une base Notion pour les procédures et des notes éparpillées dans Slack. Les tâches glissaient d'une colonne à l'autre sans propriétaire clair. Un devis urgent a été retardé parce qu'une check-list n'avait pas été mise à jour.
Ce basculement vers un vrai problème opérationnel arrive souvent. Les outils bricolés tiennent tant qu'on reste petit. Dès que les projets se multiplient, la visibilité baisse, les tâches se perdent et on passe plus de temps à recoller les morceaux qu'à produire. J'ai vu ces symptômes chez plusieurs clients : dépendances floues, doublons d'information, et réunions pour faire le point qui s'éternisent.
Deux réponses reviennent fréquemment : Notion ou Trello. Notion propose un espace unique pour documenter, structurer des bases de données et écrire des process. Trello mise sur la simplicité et la clarté des tableaux Kanban pour suivre l'avancement opérationnel. Les deux peuvent résoudre le manque de visibilité, mais leurs philosophies diffèrent nettement.
Choisir sans analyser vos besoins risque d'ajouter de la complexité. Un mauvais choix peut entraîner une usine à gaz documentaire ou un tableau trop plat qui ne capture pas vos règles métier. Je ne crois pas à l'outil universel "meilleur". Il existe un bon outil pour chaque profil d'équipe, selon votre niveau de structuration, votre tolérance à la configuration et vos priorités.
Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Notion est la meilleure option.
Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je compare concrètement Notion et Trello : prises en main, gestion des tâches, documentation, automatisation, limites et cas d'usage types. Mon objectif : vous aider à prendre la décision opérationnelle la plus adaptée à votre PME, sans promesses vagues, juste des critères clairs pour choisir.
Avant de plonger dans les détails, voici l'essentiel pour vous situer rapidement.
Notion est une plateforme modulaire qui combine notes, bases de données et pages. Elle mise sur la flexibilité pour construire des espaces sur mesure. Idéale quand vous voulez formaliser des processus, documenter et lier l'information.
Trello est un tableau Kanban simple et visuel. Il mise sur la clarté opérationnelle et la rapidité d'adoption. Idéal pour suivre des tâches et des flux de travail linéaires.
Notion = flexibilité et structuration de l'information ; Trello = simplicité visuelle et gestion rapide des tâches.
.png)
Notion est un espace de travail modulaire conçu pour centraliser la connaissance et structurer l'information dans un seul endroit. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de chercher l'information dans dix outils différents et construire une base commune accessible à tous.
L'outil repose sur une logique de blocs et de bases de données. Tout peut être structuré : documentation, process, projets, notes, roadmaps. Chaque équipe compose son espace selon ses besoins. Les informations se relient entre elles. Les doublons disparaissent.
Je constate chez mes clients que Notion change la façon dont les équipes accèdent à l'information. Les nouvelles recrues trouvent les réponses sans solliciter leur manager. Les process deviennent visibles et maintenus. L'information cesse d'être enfermée dans des fichiers oubliés sur un drive.
✅ Des équipes qui ont besoin d'un wiki interne structuré et vivant
✅ Des process métier à documenter et à maintenir facilement
✅ Des PME qui veulent réduire le nombre d'outils sans perdre en flexibilité
Notion convient aux équipes qui cherchent à construire une base de connaissance solide, sans se perdre dans des configurations complexes. Il demande du cadrage initial pour éviter que chacun crée sa propre structure dans son coin.
Trello est un outil de gestion visuelle du travail conçu pour voir en un coup d'œil ce qui avance, ce qui bloque et ce qui reste à faire. Il s'adresse aux équipes qui veulent structurer leur flux de travail sans complexité inutile.
L'outil repose sur une logique simple : des colonnes, des cartes, des déplacements. Chaque colonne représente une étape du processus. Chaque carte représente une tâche ou un sujet. On déplace les cartes au fur et à mesure de l'avancement. Tout le monde voit la même chose au même moment.
Je constate que Trello fonctionne particulièrement bien dans les équipes qui découvrent la gestion de projet visuelle. J'ai vu plusieurs clients adopter Trello en quelques heures là où d'autres outils demandent plusieurs jours de formation. Les équipes comprennent immédiatement comment l'utiliser. Elles arrêtent de se perdre dans les mails et les suivis dispersés.
✅ Des processus simples avec des étapes claires (recrutement, pipeline commercial, suivi de production)
✅ Des équipes qui veulent une vue d'ensemble sans courbe d'apprentissage
✅ Des PME qui cherchent un premier outil de gestion visuelle sans investir dans une solution complexe
Trello convient aux équipes qui privilégient la clarté et la rapidité d'adoption. Il devient limitant dès que les projets comportent des dépendances multiples ou nécessitent un pilotage fin des ressources.
Avant de parler de différences, il est utile de rappeler ce que Notion et Trello partagent. Ces points communs expliquent pourquoi ces deux outils sont régulièrement cités par les PME qui cherchent à mieux s'organiser.
🤝 Une prise en main accessible : Notion comme Trello misent sur la simplicité visuelle. Pas de formation lourde, pas de manuel de 200 pages. Les équipes commencent à travailler dès le premier jour. L'interface repose sur des logiques visuelles que tout le monde comprend rapidement.
🤝 Une version gratuite pour tester sans risque : les deux outils proposent un plan gratuit qui permet de démarrer avec une équipe réduite. Vous testez l'outil, vous validez l'adoption interne, vous payez seulement si ça fonctionne. Pas d'engagement lourd avant d'avoir vérifié l'usage réel.
🤝 Des outils collaboratifs par nature : assignations de tâches, commentaires, mentions, notifications. Notion et Trello permettent de travailler à plusieurs sans se marcher sur les pieds. L'information circule, les échanges restent tracés, chacun sait où en sont les autres.
🤝 Une disponibilité multi-supports : web, applications mobiles iOS et Android, applications desktop. Les deux plateformes fonctionnent partout. Vous consultez vos projets depuis le bureau, en déplacement ou en télétravail.
🤝 Une intégration avec les outils du quotidien : Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, Zapier. Notion et Trello se connectent aux applications déjà présentes dans l'entreprise. Vous ne créez pas un silo isolé.
🤝 Une personnalisation pour adapter l'outil à votre usage : les deux plateformes vous laissent organiser votre espace de travail selon vos besoins. Vous n'êtes pas bloqué par un système rigide imposé par l'éditeur.
🤝 Une tarification transparente : abonnement mensuel ou annuel, tarif par utilisateur, paliers de fonctionnalités clairement affichés. Pas de surprise sur la facture, pas de frais cachés.
En résumé : Notion et Trello sont deux solutions sérieuses qui partagent une philosophie : rendre l'organisation du travail plus simple et plus visuelle. Le choix entre les deux ne se joue pas sur la qualité générale, mais sur l'adéquation avec votre manière de travailler et vos priorités d'équipe.
Sur le plan tarifaire, les deux outils ne jouent pas dans la même catégorie. Trello affiche des prix nettement plus accessibles, avec un écart qui peut peser lourd sur le budget annuel d'une équipe.
Trello propose une version gratuite généreuse, utilisable jusqu'à 10 collaborateurs. Notion, de son côté, devient payant dès le deuxième utilisateur. Cette différence change la donne pour les très petites équipes qui veulent tester l'outil en conditions réelles.
Les plans payants démarrent à 5 $/utilisateur/mois pour Trello (Standard) et 9,50 € pour Notion (Plus), en facturation annuelle. À ce stade, Trello reste deux fois moins cher. Pour une équipe de 15 personnes, cela représente un écart d'environ 800 € par an.
L'écart se confirme sur les plans intermédiaires. Le plan Premium de Trello (10 $/mois) donne accès aux vues avancées, à l'IA et aux automatisations illimitées. Chez Notion, le plan Business (19,50 €/mois) offre des fonctionnalités comparables, mais coûte près du double.
Ce qui fait monter la facture chez Notion, c'est l'accès aux fonctionnalités avancées : IA payante au-delà de l'essai, automatisations complexes, gestion fine des permissions. Trello intègre ces éléments plus tôt dans ses plans, ce qui limite les mauvaises surprises.
Les deux outils facturent par utilisateur. Si votre équipe grandit, le coût augmente proportionnellement. Mais même à taille égale, Notion reste systématiquement plus cher.
Un point d'attention : Notion fonctionne sur un modèle "tout-en-un" qui justifie en partie ce surcoût. Vous payez un outil qui remplace potentiellement plusieurs abonnements (wiki, base de données, gestion de projet). Trello, lui, reste centré sur la gestion de tâches et nécessite souvent des outils complémentaires.
En résumé : si le budget est un critère déterminant, Trello s'impose largement. Pour une PME de 10 à 20 personnes, l'économie annuelle peut atteindre plusieurs milliers d'euros.
Notion justifie son prix par une couverture fonctionnelle plus large. L'arbitrage ne se fait donc pas uniquement sur le tarif, mais sur la valeur ajoutée réelle dans votre contexte. Si vous cherchez un outil de gestion de projets simple et efficace, Trello offre un rapport qualité-prix imbattable.
J'ai passé cet article à distinguer Notion de Trello. En réalité, ce sont deux excellents outils et vous ne ferez pas d'erreur avec l'un ou l'autre. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.
La raison principale tient à la centralisation. Dans une PME de cette taille, l'information se disperse vite. Procédures, documentation client, suivi de projets, base de connaissance, templates commerciaux. Tout se retrouve éparpillé entre trois outils, cinq dossiers partagés et une dizaine de documents Google.
J'ai accompagné l'an dernier une agence de marketing B2B de 30 personnes qui utilisait Trello pour ses projets clients. L'outil fonctionnait bien pour le suivi des livrables. Mais l'équipe perdait un temps fou à chercher l'information. Les briefs étaient dans un Google Drive. Les retours clients dans Slack. Les procédures dans un wiki vieillissant. Personne ne savait où trouver quoi.
Nous avons migré sur Notion en gardant la logique Kanban pour les projets. Mais nous avons aussi construit une base clients reliée aux projets, une bibliothèque de templates et un hub de documentation. Tout dans le même espace.
Le changement n'a pas été immédiat. Il a fallu deux semaines pour que l'équipe prenne ses marques. Mais trois mois plus tard, le responsable ops m'a appelé pour me dire que les demandes type "où est le brief de X ?" avaient pratiquement disparu. L'information était enfin centralisée et accessible en deux clics.
Pour une PME qui grandit, ce besoin de structuration devient rapidement plus important que la simplicité immédiate d'un Kanban. Trello reste excellent pour suivre des tâches. Mais Notion résout un problème plus large : organiser l'information de toute l'entreprise.
En résumé : Notion et Trello sont deux très bons outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Notion pour sa capacité à centraliser documentation et suivi opérationnel. Le meilleur outil reste celui qui réduit vraiment le temps perdu à chercher l'information.
Quelle est la principale différence entre Notion et Trello ?
Notion est une plateforme tout-en-un qui combine prise de notes, bases de données et gestion de projets, idéale pour centraliser processus et documentation. Trello est centré sur le Kanban simple et rapide à utiliser pour suivre des tâches et des flux de travail. En résumé, Notion excelle pour structurer l'information et les workflows personnalisés, Trello pour la simplicité et la transparence visuelle des tâches.
Quel outil est le plus facile à prendre en main entre Notion & Trello ?
Trello est généralement plus rapide à adopter grâce à son interface minimaliste et son modèle Kanban immédiat. Notion demande un peu plus de temps pour comprendre ses blocs, bases de données et relations, mais permet ensuite de créer des espaces de travail très puissants et sur-mesure.
Notion ou Trello : lequel choisir pour une PME B2B ?
Pour une PME B2B de 11 à 50 salariés, Notion est souvent le meilleur choix : il centralise documentation, process, onboarding et suivi projet dans un seul outil, favorisant la montée en compétences et la continuité des connaissances. Trello peut rester pertinent pour des équipes recherchant une solution légère et dédiée aux flux Kanban. Le bon choix dépendra de votre besoin d'organisation centralisée versus simplicité d'utilisation.
Chaque activité a ses contraintes et ses objectifs. Si vous avez besoin d’un avis personnalisé ou d’un coup de pouce pour sélectionner la solution la plus adaptée, contactez-nous : on vous aide à faire le bon choix, sans jargon et sans perte de temps.
%20(7).png)
.png)
.png)
