Notion vs Confluence : quel outil de documentation et collaboration choisir ?

Chez un de mes clients, la responsable opérationnelle a réalisé un lundi matin que plusieurs procédures client avaient été mises à jour dans des brouillons éparpillés, sans que l'équipe ne soit informée. Résultat : un contrat traité avec d'anciennes conditions et des heures perdues à recoller les informations. Elle m'a dit : "On passe notre temps à chercher où est la bonne version plutôt qu'à avancer."

Ce type de situation revient souvent dans les PME B2B de 10 à 50 personnes. On commence avec des Google Docs, des Convs Slack et des tableaux Excel. Ça tient tant qu'il y a peu de monde. Puis la visibilité baisse, des tâches se perdent, et la dépendance à quelques personnes s'accentue. À un moment, l'outil devient un vrai sujet stratégique et non plus un simple confort.

Deux réponses reviennent souvent : Notion et Confluence. Notion mise sur la flexibilité : pages libres, bases de données et modèles à la carte. Confluence vise la structure : espaces hiérarchiques, contrôles d'accès fins et intégration avec l'écosystème Atlassian. Les deux promettent d'organiser votre savoir, mais leurs philosophies divergent.

Faire le mauvais choix ne casse pas seulement un abonnement : ça peut complexifier vos process. Notion peut entraîner des structures trop libres si personne ne dirige la construction. Confluence peut figer des usages si vous avez besoin d'adapter vite vos formats. Personnellement, après avoir accompagné plusieurs équipes dans ces migrations, je sais qu'il n'existe pas d'outil universellement "meilleur".

Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Notion est la meilleure option.

Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je compare Notion et Confluence de façon pratique : cas d'usage où l'un dépasse l'autre, limites opérationnelles, coût d'implémentation et courbe d'adoption. L'objectif : vous aider à choisir l'outil qui correspond réellement à votre niveau de structuration et à vos enjeux quotidiens, sans créer une usine à gaz.

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#1 En bref : Notion vs Confluence

Avant d'entrer dans le détail, voici l'essentiel pour vous situer rapidement.

Philosophie générale

Notion se présente comme un espace de travail flexible et modulaire. Il mise sur la simplicité visuelle, des pages polyvalentes et une personnalisation faible-code. Idéal quand vous voulez combiner documentation, bases de données légères et gestion quotidienne dans un même espace.

Confluence vise la documentation d'entreprise structurée et la collaboration autour du contenu. Il s'appuie sur une hiérarchie claire de pages, des contrôles d'accès granulaires et une intégration étroite à l'écosystème Atlassian. C'est le choix quand la documentation doit servir de source officielle et s'intégrer aux processus IT ou projets larges.

Quel outil choisir selon votre situation ?

Choisissez Notion si :

• Vous cherchez une interface épurée et facile à prendre en main
• Vos besoins mixtes mêlent notes, tâches légères et bases de connaissances internes
• Vous voulez pouvoir créer rapidement des layouts personnalisés sans équipe IT
• La flexibilité et l'adaptation rapide priment sur la conformité stricte

Choisissez Confluence si :

• Vous avez besoin d'une documentation officielle et versionnée pour l'entreprise
• La traçabilité, les permissions fines et l'intégration avec Jira sont importantes
• Vos équipes travaillent sur des processus formalisés et partagent des normes
• Vous privilégiez la cohérence et le contrôle plutôt que la customisation libre

En une phrase

Notion = flexibilité et simplicité pour organiser tout type de contenu ; Confluence = rigueur et intégration pour la documentation d'entreprise.

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#2 Notion : l'outil pour centraliser et structurer l'information

Notion est un outil de gestion de l'information conçu pour centraliser la connaissance et structurer le travail. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de chercher l'information dans dix outils différents et construire un système adapté à leur organisation.

L'outil repose sur une logique modulaire. Tout se construit par blocs : pages, bases de données, tableaux, listes. Vous créez votre propre structure au lieu d'adapter votre travail à un cadre imposé. Un projet peut devenir un wiki. Une base de données peut devenir un CRM simplifié. Tout se relie, tout se customise.

Je vois souvent des PME perdre du temps à chercher l'information avant même de commencer à travailler. Avec Notion, plusieurs de mes clients ont regroupé leurs processus, leurs documentations projet et leurs bases clients dans un seul espace. Le gain n'est pas spectaculaire au départ, mais il devient massif après quelques mois. Les nouvelles recrues trouvent les informations sans solliciter l'équipe toutes les dix minutes.

Dans quels cas choisir Notion ?

✅ Vous avez besoin d'un wiki interne et d'une base de connaissances structurée

✅ Vos équipes travaillent avec des processus répétables qu'il faut documenter

✅ Vous voulez un outil flexible qui s'adapte à votre organisation, pas l'inverse

Notion convient aux entreprises qui veulent construire leur propre système d'information sans multiplier les outils ni imposer un cadre rigide.

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#3 Confluence : l'outil pour centraliser la connaissance

Confluence est un outil de gestion documentaire conçu pour centraliser la connaissance et réduire les silos d'information. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de chercher l'information dans des fichiers éparpillés ou des fils Slack perdus.

L'outil repose sur une logique d'espaces de travail structurés. Chaque équipe, projet ou domaine a son espace. À l'intérieur, des pages et sous-pages organisent la documentation. Tout le monde travaille sur la même version. L'historique reste accessible. La recherche fonctionne réellement.

Je vois une différence nette entre les entreprises qui documentent dans Confluence et celles qui ne documentent nulle part. Les premières onboardent leurs nouveaux collaborateurs en quelques jours. Les secondes perdent des semaines à réexpliquer les mêmes processus. La documentation n'est pas sexy, mais elle libère du temps.

Dans quels cas choisir Confluence ?

✅ Des équipes tech qui documentent leurs architectures et décisions

✅ Des processus internes à formaliser et maintenir à jour

✅ Un besoin de réduire les questions répétitives et les silos d'information

✅ Une culture d'entreprise qui valorise la documentation écrite

Confluence convient aux équipes qui comprennent que la connaissance partagée est un actif stratégique, pas une contrainte administrative.

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#4 Ce qu'ont en commun Notion et Confluence

Avant de pointer les différences, il est utile de rappeler ce que Notion et Confluence partagent. Ce sont ces fondamentaux communs qui en font des références pour structurer la connaissance en entreprise.

🤝 Des plateformes matures et fiables : Notion comme Confluence sont des solutions éprouvées, utilisées par des milliers d'organisations. Vous ne misez pas sur un outil expérimental qui pourrait disparaître demain. Les deux garantissent sécurité (chiffrement, conformité RGPD, SOC 2) et disponibilité.

🤝 Une base de connaissances centralisée : les deux outils permettent de sortir du chaos documentaire. Procédures, guides, notes de projet, comptes-rendus, wikis internes. Tout se trouve au même endroit. Les équipes savent où chercher.

🤝 Une organisation par pages et sous-pages : Notion et Confluence structurent l'information de manière hiérarchique. Vous créez des espaces, puis des pages, puis des sous-pages. La logique est claire et familière.

🤝 La collaboration en temps réel : plusieurs personnes peuvent éditer un même document simultanément. Les modifications apparaissent instantanément. Les commentaires permettent d'échanger sans sortir de la page.

🤝 Un historique des versions : les deux plateformes conservent l'historique des modifications. Vous pouvez revenir à une version antérieure si nécessaire. Rien n'est perdu.

🤝 Une recherche puissante : retrouver une information parmi des centaines de pages ne prend que quelques secondes. La recherche fonctionne sur le contenu, les titres et même les commentaires.

🤝 Des modèles pour gagner du temps : réunions, processus d'onboarding, documentation produit. Les deux outils proposent des templates pour standardiser la création de contenus.

🤝 Des intégrations avec l'écosystème existant : Slack, Google Drive, Jira, Microsoft Teams, Figma. Notion comme Confluence s'intègrent avec les outils déjà en place.

🤝 Un accès web et mobile : pas d'installation lourde. Navigateur ou application mobile. Vos équipes accèdent à l'information depuis n'importe où.

En résumé : Notion et Confluence répondent tous deux au besoin fondamental de centraliser et structurer la connaissance d'entreprise. Le choix entre les deux ne se joue pas sur la qualité technique, mais sur la manière dont chacun s'adapte à votre contexte, votre culture et vos priorités opérationnelles.

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#5 Tarification : Confluence clairement plus avantageux

Sur le plan tarifaire, Confluence affiche un avantage net par rapport à Notion. L'écart de prix est significatif et peut peser lourd dans la décision, surtout pour une PME qui projette une croissance de son équipe.

Confluence propose une version gratuite jusqu'à 10 utilisateurs, avec un accès complet aux fonctionnalités de base. C'est une vraie gratuité qui permet de démarrer sans investissement. Notion, de son côté, limite sévèrement la version gratuite dès 2 membres, ce qui rend difficile toute utilisation réelle en équipe sans passer au payant.

Les plans payants démarrent à 5,42 € par utilisateur et par mois chez Confluence (Standard), contre 9,50 € chez Notion (Plus). Pour une équipe de 15 personnes, cela représente environ 750 € par an d'écart. L'ordre de grandeur n'est pas le même.

Le plan intermédiaire de Confluence (Premium) est facturé 10,44 € par utilisateur et par mois, soit quasiment au même prix que le plan Plus de Notion, mais avec un niveau de fonctionnalités supérieur. Notion facture son plan Business à 19,50 € par utilisateur et par mois, soit presque le double du Premium de Confluence.

Cette différence s'explique en partie par le positionnement des deux outils. Notion est pensé comme une plateforme tout-en-un, là où Confluence s'intègre dans l'écosystème Atlassian. Mais dans les faits, Confluence couvre l'essentiel des besoins documentaires sans nécessiter de solutions complémentaires immédiates.

Un point à surveiller chez les deux outils : la facturation se fait au nombre d'utilisateurs actifs. Si votre équipe grandit, la facture augmente mécaniquement. Chez Notion, cette évolution peut rapidement devenir coûteuse si vous dépassez 20 ou 30 utilisateurs.

Les fonctionnalités avancées comme l'IA sont disponibles en version d'essai limitée chez Notion, tandis que Confluence intègre progressivement Rovo avec des crédits mensuels selon les plans. Dans les deux cas, l'IA n'est pas incluse sans limite sur les plans standards.

En résumé : Confluence est nettement plus abordable, avec un rapport prix-fonctionnalités plus avantageux pour une PME. Si le budget est un critère déterminant, le choix penche clairement de son côté. Notion reste une option si vous recherchez une interface plus souple et un usage qui dépasse la seule documentation, mais vous paierez ce confort plus cher.

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#6 Notion vs Confluence : lequel choisir ?

Tout au long de cet article, j'ai mis en lumière les différences entre Notion et Confluence. En réalité, les deux solutions sont solides et vous ne ferez pas de mauvais choix à proprement parler. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.

Ma recommandation pour une PME B2B de 11 à 50 salariés : Notion.

La raison principale tient à la flexibilité et à l'autonomie des équipes. Dans une PME de cette taille, vous n'avez généralement pas d'équipe IT dédiée ni de culture de documentation ultra-formalisée. Vous avez besoin d'un outil que les équipes peuvent s'approprier rapidement et faire évoluer elles-mêmes sans attendre qu'on leur construise une architecture.

J'ai accompagné l'an dernier une entreprise SaaS de 35 personnes qui avait choisi Confluence. Sur le papier, le choix se tenait. Équipe tech habituée à Jira, besoin de documentation produit et volonté de structurer les process.

Trois mois après le déploiement, seuls les développeurs et le product utilisaient vraiment l'outil. Le reste de l'équipe trouvait la navigation lourde et la création de pages trop rigide. Les commerciaux continuaient à noter leurs process dans Google Docs. Les ops gardaient leurs templates dans des fichiers Excel. L'outil avait créé un silo au lieu de devenir le point central.

Nous avons testé Notion en parallèle pendant deux semaines. Le directeur ops a créé une base simple pour centraliser les procédures client. En une journée, l'équipe commerciale l'utilisait. En une semaine, ils avaient ajouté leur propre section de suivi des deals et créé des vues personnalisées. Personne n'avait demandé la permission ni attendu qu'on leur construise un espace.

Six mois plus tard, l'entreprise avait migré entièrement sur Notion. Documentation produit, onboarding, suivi RH, wiki client. Tout dans le même espace, avec une logique cohérente mais adaptable par chaque équipe. Pour une PME, cette capacité à évoluer sans frein vaut souvent mieux qu'une structure théoriquement parfaite mais figée.

En résumé : Notion et Confluence sont deux excellents outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Notion pour sa flexibilité et sa capacité d'adoption rapide sans dépendance IT. Le meilleur outil reste celui que vos équipes s'approprient vraiment et font vivre au quotidien.