ClickUp vs Todoist : quel logiciel de gestion de projet choisir ?

Quand une PME B2B dépasse les 10 collaborateurs, la gestion des tâches devient un vrai sujet. Les listes partagées dans Excel, les échanges Slack où tout se perd, les post-it collés sur trois écrans… ça fonctionne jusqu'à ce que quelqu'un oublie une relance client ou qu'un projet reste bloqué parce que personne ne sait qui fait quoi. C'est à ce moment que ClickUp et Todoist apparaissent dans les recherches. Deux outils de gestion des tâches. Deux promesses : reprendre le contrôle, gagner en clarté, arrêter de perdre du temps.

Mais leur logique est radicalement différente. ClickUp mise sur la puissance et la personnalisation : tableaux de bord, automatisations, gestion de projet avancée. Todoist, lui, assume une approche minimaliste : capture rapide, clarté, friction zéro. Résultat : un mauvais choix peut transformer votre outil de productivité en usine à gaz… ou en solution trop légère pour vos besoins.

Après avoir accompagné plusieurs PME dans le choix et l'implémentation de ces outils, je constate une chose : ni ClickUp ni Todoist n'est "meilleur" dans l'absolu. Tout dépend de votre structure opérationnelle, de la complexité de vos projets, et de votre capacité à adopter (ou non) un outil structurant.

Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Clickup est la meilleure option pour faire de la gestion de projet.

Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je compare ClickUp et Todoist sur ce qui compte vraiment : facilité de prise en main, gestion individuelle vs collective, suivi de projet, limites, et cas d'usage concrets. L'objectif : vous aider à choisir l'outil qui correspond à votre réalité terrain, pas à une checklist marketing.

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#1 ClickUp vs Todoist en un coup d'œil

Avant de plonger dans les détails, voici l'essentiel pour vous orienter rapidement.

Philosophie générale

ClickUp est une plateforme tout-en-un qui veut remplacer tous vos outils. Il embarque gestion de projets, documents, tableaux de bord, CRM, suivi du temps... L'idée : tout centraliser dans un seul espace, hautement personnalisable. C'est l'outil que l'on choisit quand on veut de la puissance et qu'on est prêt à investir du temps pour le configurer.

Todoist est un gestionnaire de tâches minimaliste, conçu pour la clarté et la rapidité. Il fait une chose et la fait très bien : organiser vos tâches de façon simple et intuitive. Inspiré par la méthode GTD (Getting Things Done), il privilégie l'efficacité individuelle. C'est l'outil que l'on choisit quand on veut se concentrer sur l'essentiel sans complexité.

Quel outil choisir selon votre situation ?

Choisissez ClickUp si :

• Vous voulez centraliser tous vos outils dans une seule plateforme
• Vous gérez des projets complexes avec plusieurs équipes et processus
• Vous avez besoin de vues multiples : listes, Kanban, Gantt, calendrier...
• Vous êtes prêt à investir du temps dans la configuration et l'adoption
• Vous cherchez des fonctionnalités avancées : automatisations, tableaux de bord, gestion de ressources

Choisissez Todoist si :

• Vous privilégiez la simplicité et la rapidité d'exécution
• Votre besoin principal est la gestion de tâches, pas le pilotage de projets complexes
• Vous voulez un outil qui s'adopte en quelques minutes, sans courbe d'apprentissage
• Votre équipe travaille de façon autonome et décentralisée
• Vous recherchez une expérience fluide et sans friction au quotidien

En une phrase

• ClickUp = puissance maximale et centralisation totale pour équipes structurées
• Todoist = simplicité et efficacité pour qui veut juste avancer

Si vous voulez un couteau suisse paramétrable et que vous avez les ressources pour le maîtriser : ClickUp.

Si vous cherchez la clarté, la rapidité et l'essentiel sans superflu : Todoist.

Dans les sections suivantes, nous allons comparer ces deux philosophies en détail pour vous aider à trancher définitivement.

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#2 ClickUp : l'outil pour tout centraliser (si vous êtes prêts à le configurer)

ClickUp est un outil qui veut tout faire. Gestion de projet, documentation, tableaux de bord, CRM, time tracking, objectifs. L'ambition est claire : remplacer tous les autres outils par un seul système centralisé.

La force de ClickUp est sa personnalisation extrême. Vous pouvez tout adapter : les vues, les statuts, les champs personnalisés, les workflows. Vous construisez l'outil exact dont vous avez besoin. Mais cette flexibilité a un prix : la complexité.

J'ai vu plusieurs PME se noyer dans ClickUp. Elles passent des semaines à configurer l'outil parfait, sans jamais finir. Les équipes perdent du temps à comprendre la logique du système au lieu de travailler. À l'inverse, j'ai aussi vu des équipes techniques créer des systèmes sur-mesure remarquables. Mais cela demande du temps, des compétences, et une vraie discipline.

Dans quels cas choisir ClickUp ?

✅ Vous voulez vraiment centraliser tous vos outils dans un seul système

✅ Vous avez une équipe technique capable de configurer et maintenir l'outil

✅ Vous êtes prêts à investir du temps dans la configuration initiale

✅ Vous avez des processus spécifiques qui nécessitent une personnalisation poussée

ClickUp convient aux équipes qui veulent construire leur propre système et qui ont les ressources pour le faire. Si vous cherchez un outil simple à prendre en main rapidement, ce n'est pas le bon choix.

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#3 Todoist : l'outil pour retrouver la maîtrise de son travail

Todoist est un outil de gestion de tâches conçu pour capturer rapidement le travail et le transformer en actions claires. Il s'adresse aux équipes et aux individus qui veulent arrêter de tout retenir dans leur tête et reprendre le contrôle de leur quotidien.

L'outil repose sur une logique simple : tout ce qui doit être fait doit être capturé, organisé et priorisé. Pas de tableau complexe. Pas de dépendances. Juste une liste claire avec des projets, des priorités et des échéances. Chacun voit ce qu'il doit faire, quand, et dans quel contexte.

Je vois souvent des équipes adopter Todoist en quelques jours seulement. Chez plusieurs clients, j'ai observé un impact immédiat sur la charge mentale. Les collaborateurs arrêtent de jongler entre Post-it, mails et mémoire. Ils retrouvent une forme de sérénité opérationnelle.

Dans quels cas choisir Todoist ?

✅ Des équipes avec une forte autonomie individuelle

✅ Des PME où chacun gère son périmètre sans dépendances lourdes

✅ Un besoin de simplicité et de rapidité d'adoption

✅ Du travail asynchrone avec peu de coordination complexe

Todoist convient aux structures qui cherchent un outil léger pour organiser le travail sans créer de lourdeur administrative. Il excelle dans la gestion individuelle et la coordination simple, mais atteint ses limites sur les projets avec de multiples interdépendances.

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#4 Ce qu'ils ont en commun

Avant de détailler ce qui les oppose, il est utile de rappeler ce que ClickUp et Todoist partagent. Ces points communs expliquent pourquoi les deux figurent régulièrement dans les shortlists des PME qui cherchent à structurer leur organisation.

🤝 Une gestion centralisée des tâches : les deux outils permettent de sortir des listes éparpillées, des post-it et des emails de suivi. Toutes les tâches se trouvent dans un seul système. Vous savez où chercher ce qu'il reste à faire, pour qui, et pour quand.

🤝 Une disponibilité multiplateforme : ClickUp comme Todoist fonctionnent sur web, Windows, macOS, iOS et Android. Les équipes accèdent à leurs tâches depuis n'importe quel appareil. Pas de rupture entre le bureau et le terrain.

🤝 Une organisation par projets ou espaces : les deux permettent de structurer le travail autour de projets distincts. On ne mélange pas la gestion d'un client avec le lancement d'un produit. Chaque projet garde sa logique propre.

🤝 Des échéances et des rappels : fixer une date limite à une tâche et recevoir une notification avant qu'elle arrive. Cette base est présente des deux côtés. Elle permet d'éviter les oublis et de garder un rythme.

🤝 Des fonctionnalités collaboratives : même si le niveau diffère, les deux outils permettent de travailler à plusieurs. On peut assigner des tâches, commenter, partager des projets. Le travail en solo n'est plus la seule option.

🤝 Des intégrations avec l'écosystème existant : Slack, Google Calendar, Zoom, Zapier. ClickUp et Todoist s'intègrent avec les outils déjà en place. Vous ne repartez pas de zéro.

🤝 Une version gratuite pour tester : les deux proposent un plan gratuit fonctionnel. Vous pouvez évaluer l'outil sans sortir la carte bancaire. La tarification payante reste lisible et adaptée aux petites structures.

🤝 Des outils matures et éprouvés : ClickUp (2017) et Todoist (2007) ne sont pas des expérimentations récentes. Les deux plateformes sont stables, régulièrement mises à jour, et bénéficient d'une communauté active.

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En résumé :

les deux outils partagent les fondamentaux d'une gestion de tâches structurée. Le choix ne porte pas sur « lequel fonctionne », mais sur « lequel correspond à votre niveau de complexité et à votre manière de travailler ».

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#5 Tarification : un écart qui reflète deux philosophies

Sur le terrain des prix, Todoist affiche un avantage net. L'écart n'est pas marginal, il traduit deux approches différentes de la productivité. ClickUp propose une plateforme tout-en-un complète, Todoist reste concentré sur la gestion de tâches. Cette différence de positionnement se lit directement dans les grilles tarifaires.

Les deux outils proposent une version gratuite, mais avec des logiques opposées. ClickUp offre un accès illimité aux tâches et aux membres, avec 60 Mo de stockage. Vous pouvez tester sérieusement l'outil sans débourser un euro. Todoist limite sa version gratuite à 5 projets personnels et bride plusieurs fonctionnalités essentielles. Elle permet de découvrir l'interface, mais devient vite frustrante dès que vous voulez structurer votre travail.

Dès les premiers plans payants, l'écart de prix apparaît. Todoist démarre à 5 € par utilisateur et par mois en facturation annuelle, contre 7 € pour ClickUp. Sur le plan intermédiaire, Todoist Business coûte 8 € par utilisateur, alors que ClickUp Business monte à 12 €. Pour une équipe de 15 personnes, cela représente un écart de 720 € par an.

Cet écart s'explique par la différence de périmètre. ClickUp intègre nativement des fonctionnalités avancées : tableaux de bord, gestion de ressources, whiteboards, automatisations poussées. Todoist reste concentré sur la gestion de tâches et ne cherche pas à remplacer une suite complète d'outils de travail. Vous payez plus cher chez ClickUp parce que vous accédez à un écosystème plus large.

Un point d'attention important : l'IA chez ClickUp. Les fonctionnalités d'intelligence artificielle ne sont pas incluses dans les plans standards. Vous devez souscrire un abonnement séparé, à partir de 9 € par utilisateur et par mois. Todoist inclut des assistants IA dans ses plans payants, sans surcoût. Si l'IA fait partie de vos critères, cette différence peut peser lourd dans le calcul final.

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En résumé :

Todoist est nettement plus abordable, surtout pour une PME qui cherche avant tout à mieux organiser ses tâches. ClickUp coûte plus cher, mais offre un spectre fonctionnel bien plus large. L'arbitrage ne se fait pas uniquement sur le prix, mais sur ce que vous attendez réellement de l'outil. Si vous cherchez une plateforme centralisée pour gérer projets, documents et automatisations, l'investissement ClickUp peut se justifier. Si vous voulez simplement structurer vos tâches sans alourdir votre stack, Todoist offre le meilleur rapport simplicité-prix.

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#6 ClickUp vs Todoist : lequel choisir ?

Tout au long de cet article, j'ai mis en lumière deux philosophies radicalement différentes. ClickUp et Todoist sont tous les deux d'excellents outils. Vous ne ferez pas d'erreur fatale avec l'un ou l'autre. Mais si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.

Ma recommandation pour une PME B2B de 11 à 50 salariés : ClickUp.

La raison principale tient à la coordination. À partir de 10-15 personnes, une PME B2B structure ses équipes. Commercial, opérations, support client, marketing. Les tâches individuelles ne suffisent plus. Ce qui compte, c'est la visibilité sur qui fait quoi, les dépendances entre projets, et la capacité à suivre l'avancement collectif.

J'ai accompagné une société de conseil en transformation digitale de 23 personnes qui utilisait Todoist depuis deux ans. L'outil fonctionnait très bien pour les collaborateurs individuellement. Chacun gérait ses tâches, ses échéances, ses priorités. Mais dès qu'il fallait coordonner un projet client entre trois consultants, un chef de projet et un responsable commercial, tout se compliquait.

Les échanges se multipliaient dans Slack. Les points de suivi se faisaient par email. Personne n'avait de vue d'ensemble sur l'avancement réel. Le dirigeant me disait : "On a l'impression de courir dans tous les sens alors qu'on est censés être organisés."

Nous avons basculé sur ClickUp. Les deux premières semaines ont été intenses. Configuration des espaces, formation des équipes, ajustement des vues. Mais au bout d'un mois, tout le monde avait adopté l'outil. Les projets clients étaient structurés, les dépendances visibles, les tableaux de bord opérationnels.

Six mois plus tard, l'entreprise avait également migré son suivi commercial et son onboarding client sur la plateforme. Pour une PME de cette taille, cette capacité à structurer le travail collectif et à centraliser les flux change vraiment la donne.

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En résumé :

Todoist et ClickUp sont deux excellents outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande ClickUp pour sa capacité à structurer le travail d'équipe et à donner de la visibilité à tous les niveaux. Todoist reste une excellente option si votre organisation privilégie l'autonomie individuelle et que vous n'avez pas besoin de coordination complexe. Le meilleur outil reste celui qui répond à votre réalité opérationnelle.