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La semaine où Claire, directrice opérationnelle d'une PME B2B de 20 personnes, a raté une échéance commerciale importante, tout le monde s'en est rendu compte. Son équipe utilisait des pages Notion bricolées, un board Trello pour les tâches et des conversations Slack pour s'échanger les statuts. Le problème n'était pas le manque de volonté. C'était la visibilité. Un livrable s'est perdu entre une page mal liée et un commentaire non lu. Le client n'a pas attendu.
Le lundi, Claire m'a appelé : « Je passe mes journées à recouper des infos au lieu de piloter. » Ce basculement est fréquent. Dans les PME B2B, les outils improvisés fonctionnent tant que l'équipe est petite. Dès que les dossiers se multiplient, les dépendances deviennent floues, les tâches s'égarent et le temps dédié à l'exécution fond comme neige au soleil.
Deux pistes reviennent souvent quand on cherche une solution : Notion et Monday. Notion propose un espace modulaire pour centraliser notes, bases de connaissances et workflows. Monday est une plateforme orientée gestion de projet, avec vues structurées, charts et automatisations dédiées au suivi. Les deux visent la même chose : clarifier le travail. Leurs approches sont pourtant très différentes.
J'ai accompagné des dizaines de PME dans ce choix. Il n'existe pas de "meilleur" outil universel. Choisir Notion ou Monday sans regarder vos besoins concrets peut transformer une amélioration en source de complexité.
Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Monday.com est la meilleure option pour de la gestion de projet.
Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je décrypte les forces et limites de chacun, les cas d'usage typiques pour une PME B2B, et je vous aide à prendre une décision opérationnelle adaptée à votre niveau de structuration et à vos ressources.
Avant d'entrer dans le détail, voici l'essentiel pour vous situer rapidement.
Notion mise sur la liberté de modélisation. C'est un espace de travail construit autour de pages et de bases de données. Vous assemblez blocs, templates et vues pour créer des outils sur mesure. La priorité va à la polyvalence et à la personnalisation.
Monday mise sur la structuration visuelle et la standardisation des processus. Il propose des tableaux configurables, des automatisations et des vues orientées opération. La priorité va à l'exécution répétable et au suivi clair des flux de travail.
Notion = liberté et personnalisation pour documentation et outils internes ; Monday = structure visuelle et exécution fluide pour processus et suivi opérationnel.
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Notion est un outil de gestion de l'information conçu pour centraliser la documentation, les bases de données et les workflows dans un seul espace. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de chercher l'information dans quinze outils différents et créer leur propre système de travail.
L'outil repose sur une logique de blocs modulaires. Vous combinez des pages, des tableaux, des bases de données et des vues pour construire l'espace de travail qui correspond à votre organisation. Rien n'est imposé. Tout est personnalisable.
Je constate que Notion transforme radicalement la manière dont les équipes accèdent à l'information. Chez plusieurs clients, j'ai vu disparaître les documents perdus dans les emails ou les dossiers partagés que personne ne retrouve. L'information devient accessible, structurée et vivante.
✅ Une équipe qui veut centraliser documentation, wikis et bases de connaissances
✅ Des processus métier qui nécessitent des vues multiples sur les mêmes données
✅ Des PME qui cherchent un outil flexible sans payer dix abonnements différents
Notion convient aux équipes qui veulent reprendre le contrôle sur leur organisation et construire un système adapté à leur réalité, sans se plier à une structure rigide.
Monday est un outil de gestion du travail conçu pour s'adapter aux processus existants d'une entreprise plutôt que d'imposer une méthode. Il s'adresse aux PME qui ont des workflows variés et qui veulent un outil flexible sans partir d'une page blanche.
L'outil repose sur des tableaux visuels entièrement configurables. Chaque équipe peut créer son propre système de suivi en quelques clics. Les colonnes s'adaptent aux besoins réels : statuts, délais, responsables, budgets, priorités. Tout devient visible en un coup d'œil grâce aux codes couleurs et aux vues multiples.
Je constate souvent que Monday accélère l'adoption par les équipes grâce à son approche visuelle. Les collaborateurs qui rejetaient les outils « trop rigides » se mettent à suivre leurs projets naturellement. L'interface intuitive réduit la résistance au changement.
✅ Des équipes avec des processus métier variés (commercial, production, marketing, RH)
✅ Un besoin de visibilité immédiate sur l'avancement des projets
✅ Des PME qui veulent un outil qui s'adapte sans refondre leur organisation
Monday convient aux équipes qui cherchent de la flexibilité et de la clarté visuelle. L'outil demande toutefois un minimum de cadrage pour éviter que chaque équipe ne crée son propre système déconnecté des autres.
Avant d'examiner leurs différences, il est utile de comprendre ce qui rapproche ces deux outils. Ce sont ces points communs qui en font des choix sérieux pour structurer le travail en équipe.
🤝 Des plateformes éprouvées et pérennes : Notion et monday sont des solutions installées, utilisées par des milliers d'entreprises à travers le monde. Vous ne misez pas sur un prototype. Les deux plateformes sont stables, sécurisées (conformité RGPD, SOC 2, ISO 27001 pour monday) et disposent d'équipes support dédiées.
🤝 Une centralisation de l'information : les deux outils permettent de sortir de la dispersion des données. Terminé le chaos des emails, des fichiers perdus et des informations fragmentées. Tâches, documents, discussions et échéances se retrouvent au même endroit. L'équipe sait où chercher.
🤝 Des vues multiples pour s'adapter aux préférences : tableau, Kanban, calendrier, timeline, galerie. Notion comme monday proposent plusieurs façons de visualiser la même information. Un chef de projet peut voir une timeline, un commercial une liste, un responsable marketing un calendrier éditorial. Même donnée, plusieurs lectures possibles.
🤝 Une grande capacité de personnalisation : les deux plateformes se plient à votre organisation, et non l'inverse. Champs personnalisés, statuts adaptés à vos processus, structures modulables. Vous configurez l'outil selon vos besoins métiers.
🤝 Une collaboration fluide entre équipes : commentaires, mentions, partage de pages ou de tableaux, notifications en temps réel. Les deux outils facilitent les échanges sans multiplier les emails. Les discussions restent attachées au contexte du projet.
🤝 Des intégrations avec votre écosystème : Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Zapier, Figma. Notion et monday se connectent aux outils déjà utilisés au quotidien. Pas besoin de tout refaire, vous complétez ce qui existe.
🤝 Un modèle tarifaire par utilisateur clair : abonnement mensuel ou annuel, facturation par membre, plusieurs niveaux d'offres. Les prix sont transparents et prévisibles dans les deux cas.
🤝 Une adaptabilité à plusieurs usages : gestion de projet, documentation, planification, suivi client, base de connaissances. Notion comme monday permettent de couvrir plusieurs besoins sans multiplier les abonnements.
En résumé : choisir entre Notion et monday, c'est choisir entre deux outils solides. La vraie question n'est pas « lequel est supérieur », mais « lequel correspond le mieux à votre façon de travailler et à vos priorités d'équipe ».
Sur le plan tarifaire, Notion et monday affichent des grilles relativement similaires. Les deux outils fonctionnent sur un modèle d'abonnement par utilisateur et par mois, avec une réduction en cas de paiement annuel. Les écarts restent limités, mais certaines nuances peuvent orienter votre choix.
Notion se positionne légèrement au-dessus de monday sur les plans d'entrée. Son plan Plus démarre à 9,50 € par utilisateur et par mois, contre 9 € pour le plan Basic de monday. Sur une équipe de 10 à 15 utilisateurs, la différence reste faible, mais elle existe.
Les deux outils proposent une version gratuite. Elle permet de tester l'interface et de se familiariser avec la logique de chaque outil, mais elle devient vite insuffisante dès que vous voulez structurer sérieusement votre organisation. Vous serez rapidement limité sur le nombre d'utilisateurs, de tableaux ou de fonctionnalités collaboratives.
Les plans payants donnent accès aux fonctionnalités essentielles : vues multiples, intégrations courantes, automatisations de base. Mais certaines fonctionnalités clés restent réservées aux plans supérieurs. Sur monday, les automatisations avancées et les tableaux de bord complexes nécessitent le plan Pro (19 € par utilisateur). Sur Notion, l'accès à certaines fonctionnalités d'IA, aux autorisations granulaires ou à la logique conditionnelle pour les formulaires demande le plan Business (19,50 €).
Un point d'attention : monday propose un palier intermédiaire (Standard à 12 €) qui peut être intéressant pour des équipes qui veulent monter en puissance progressivement. Notion n'a pas d'équivalent direct, ce qui peut créer un saut budgétaire plus marqué entre Plus et Business.
Les deux outils facturent au nombre d'utilisateurs. Si votre équipe grandit, la facture augmente mécaniquement. Pour une équipe de 20 personnes sur un an, comptez plusieurs milliers d'euros dans les deux cas. Cette évolution doit être anticipée dans votre projection budgétaire.
En résumé : les tarifs sont proches, avec un léger avantage pour monday sur les plans d'entrée et intermédiaires. Mais l'arbitrage ne se fait pas uniquement sur le prix. L'outil qui répond réellement à vos besoins, qui s'adapte à votre façon de travailler et qui fait gagner du temps à vos équipes est celui qui offrira le meilleur retour sur investissement.
Si vous recherchez un outil orienté tâches et workflows structurés, monday peut offrir un meilleur rapport fonctionnalités / prix. Si vous privilégiez la flexibilité et la documentation, le léger surcoût de Notion peut se justifier.
Tout au long de cet article, j'ai pris soin de souligner les différences entre Notion et Monday. En réalité, ce sont deux excellentes solutions et vous ne ferez pas d'erreur majeure avec l'une ou l'autre. Si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.
La raison principale tient à la visibilité immédiate. Dans une PME de cette taille, le problème n'est pas le manque d'outils. C'est la dispersion. Trop de pages, trop de fichiers, trop de canaux différents. Ce dont vous avez besoin, c'est un endroit où tout le monde voit la même chose au même moment.
J'ai accompagné plusieurs PME dans ce choix et j'ai observé le même schéma. Il y a six mois, j'ai travaillé avec une agence conseil en transformation digitale de 22 personnes qui utilisait Notion depuis deux ans. L'outil était apprécié. Les chefs de projet avaient construit des templates élaborés, des bases de données imbriquées, des dashboards personnalisés.
Le problème n'était pas Notion lui-même. C'était la maintenance. Chaque nouvelle personne devait comprendre une architecture spécifique. Les liens entre pages se cassaient régulièrement. Les commerciaux ne trouvaient pas les infos client. Le support cherchait les tickets dans trois bases différentes. Le directeur général passait une heure par semaine à reconstruire son tableau de bord.
Nous avons basculé sur Monday. En une semaine, tous les processus critiques étaient structurés. Suivi commercial, gestion des projets clients, tickets support, recrutement. Pas besoin d'apprendre à construire. Les vues standardisées ont fait le travail. Un nouveau consultant comprend le fonctionnement en quinze minutes.
Quatre mois plus tard, l'entreprise a gagné trois heures par semaine sur la simple coordination interne. Le directeur général consulte son dashboard en deux clics. Les commerciaux voient leurs pipelines sans chercher. Personne ne passe plus son temps à bricoler l'outil.
En résumé : Notion et Monday sont deux très bons outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande Monday pour sa visibilité immédiate et sa standardisation des processus. Le meilleur outil reste celui qui réduit la charge mentale au lieu de l'augmenter.
Quelle est la principale différence entre Notion et Monday ?
Notion est d'abord un espace de documentation et de productivité flexible, idéal pour centraliser connaissances, wikis et notes structurées. monday est un Work OS centré sur la gestion des flux de travail et la transparence opérationnelle, avec des vues, automatisations et intégrations pensées pour suivre l'exécution. En résumé, Notion excelle pour la documentation et la flexibilité de mise en forme, monday pour la standardisation des processus et le pilotage des tâches.
Quel outil est le plus facile à prendre en main entre Notion & Monday ?
Notion est intuitif pour la création de pages et de bases, mais la vraie puissance vient avec la modélisation manuelle des bases de données et des templates, ce qui peut nécessiter du temps pour structurer correctement. monday offre une prise en main rapide pour les workflows standards grâce à des templates et une interface très orientée opérations. Pour une adoption rapide par des équipes non techniques, monday est souvent plus simple.
Notion ou Monday : lequel choisir pour une PME B2B de 11 à 50 salariés ?
Pour une PME B2B de cette taille, monday est généralement le meilleur choix. Il facilite l'uniformisation des processus, le suivi commercial et projet, et permet d'automatiser des tâches sans gros développement. Notion reste pertinent comme complément pour la documentation, les SOP et la gestion des connaissances, mais monday apportera plus de valeur si votre priorité est la coordination opérationnelle et la montée en charge des processus.
Chaque activité a ses contraintes et ses objectifs. Si vous avez besoin d’un avis personnalisé ou d’un coup de pouce pour sélectionner la solution la plus adaptée, contactez-nous : on vous aide à faire le bon choix, sans jargon et sans perte de temps.
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