ClickUp vs Trello : quel logiciel de gestion de projet choisir ?

Quand une PME dépasse les 10 collaborateurs, les outils bricolés montrent leurs limites. Trello pour le suivi, Google Sheets pour la planif, Slack pour tout le reste. Ça tient un temps. Puis viennent les "je pensais que tu gérais ça", les deadlines oubliées, et ce constat récurrent : on passe plus de temps à synchroniser qu'à avancer. C'est là que ClickUp et Trello reviennent régulièrement dans les conversations.

Les deux promettent plus de clarté, moins de friction, et une meilleure structuration des projets. Mais ils ne jouent pas dans la même catégorie. Trello mise tout sur la simplicité visuelle. ClickUp déploie un arsenal de fonctionnalités avancées. Et un mauvais choix peut transformer votre outil de gestion en source de complexité supplémentaire.

Après avoir accompagné plusieurs PME dans le choix et l'implémentation de ces outils, je vois systématiquement le même piège : sous-estimer l'écart entre les deux. Trello convient parfaitement aux équipes qui veulent juste "sortir du bricolage". ClickUp répond aux besoins de structuration et de pilotage plus poussés. Mais si vous ne cadrez pas bien votre besoin réel, vous risquez soit de vous retrouver bloqué par les limites de Trello, soit noyé dans la complexité de ClickUp.

Mais si je dois faire un choix pour une PME de 10-50 personne, alors selon mon avis Clickup est la meilleure option pour faire de la gestion de projet.

Pour comprendre pourquoi, dans cet article, je compare ClickUp et Trello de manière concrète : interface, fonctionnalités clés, courbe d'apprentissage, limites réelles, et cas d'usage terrain. L'objectif : vous aider à trancher en fonction de votre niveau de maturité opérationnelle, sans créer une usine à gaz.

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#1 ClickUp vs Trello en un coup d'œil

Avant d'entrer dans les détails, voici l'essentiel pour vous orienter rapidement.

Philosophie générale

ClickUp est une plateforme tout-en-un qui veut remplacer tous vos outils. Très personnalisable, elle permet de gérer projets, tâches, documents, objectifs et bien plus depuis un seul endroit. Sa force réside dans sa profondeur fonctionnelle et sa capacité à s'adapter à des workflows complexes. C'est l'outil que l'on choisit quand on veut tout centraliser avec puissance.

Trello est un outil de gestion visuelle simple, basé sur des tableaux Kanban. Il privilégie la clarté et l'adoption immédiate plutôt que l'exhaustivité. Avec ses cartes, listes et tableaux, il excelle dans le pilotage visuel de tâches et de projets simples à moyens. C'est l'outil que l'on choisit quand on veut démarrer vite et rester léger.

Quel outil choisir selon votre situation ?

Choisissez ClickUp si :

• Vous voulez centraliser plusieurs outils (gestion de projet, documents, objectifs, temps...)
• Vous gérez des projets complexes avec des besoins variés
• Vous êtes prêt à investir du temps dans la configuration et l'apprentissage
• Vous avez besoin de personnalisation avancée pour coller à vos processus
• Votre équipe est à l'aise avec des outils riches en fonctionnalités

Choisissez Trello si :

• Vous cherchez une adoption immédiate sans formation
• Vous avez besoin d'un pilotage visuel simple de vos tâches et projets
• Vous préférez la simplicité à l'exhaustivité
• Vos projets sont linéaires et ne nécessitent pas de dépendances complexes
• Votre équipe est petite ou peu technique

En une phrase

• ClickUp = puissance et centralisation au prix d'une complexité assumée
• Trello = simplicité et clarté visuelle pour un démarrage immédiat

Si la simplicité d'adoption et la clarté visuelle sont vos priorités : Trello.

Si la centralisation, la personnalisation et la profondeur fonctionnelle comptent plus : ClickUp.

Dans les sections suivantes, nous allons détailler chaque dimension pour affiner votre choix.

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#2 ClickUp : l'outil pour tout centraliser (si vous maîtrisez la configuration)

ClickUp est un outil de gestion du travail tout-en-un. Il cherche à remplacer plusieurs outils en centralisant tâches, documents, tableaux, objectifs, suivi du temps et collaboration dans une seule plateforme. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de jongler entre 5 ou 6 outils différents.

L'outil repose sur la personnalisation extrême. Tout peut être configuré : les vues, les champs, les workflows, les automatisations. Cette flexibilité est sa force et sa faiblesse. Vous pouvez adapter ClickUp à votre manière de travailler, mais cela demande du temps et de la rigueur.

Je constate régulièrement que les équipes sous-estiment le temps nécessaire pour configurer et maintenir ClickUp. Chez plusieurs clients, j'ai vu l'outil devenir un frein plutôt qu'une solution. Sans une personne dédiée pour structurer et faire évoluer la configuration, ClickUp se transforme rapidement en usine à gaz. Les équipes perdent du temps à chercher l'information au lieu de travailler.

Dans quels cas choisir ClickUp ?

✅ Vous voulez centraliser plusieurs outils dans une seule plateforme

✅ Vous avez des besoins spécifiques qui nécessitent une forte personnalisation

✅ Vous êtes prêt à investir du temps dans la configuration initiale et la maintenance

✅ Quelqu'un dans l'équipe peut porter la responsabilité de l'outil

ClickUp convient aux PME qui cherchent la centralisation et qui ont les ressources pour maintenir un outil complexe. Si vous cherchez un outil simple et rapide à déployer, ce n'est probablement pas le bon choix.

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#3 Trello : l'outil pour visualiser le travail en cours

Trello est un outil de gestion visuelle du travail conçu pour rendre visible ce qui avance, ce qui bloque et ce qui reste à faire. Il s'adresse aux équipes qui veulent arrêter de perdre le fil et organiser leur travail sans complexifier leur quotidien.

L'outil repose sur une logique Kanban simple : des colonnes (listes) et des cartes (tâches). On voit d'un coup d'œil l'état d'avancement. On déplace une carte quand elle change de statut. Chaque équipe adapte les colonnes à son propre fonctionnement. Rien n'est imposé, tout est flexible.

Je vois souvent des équipes adopter Trello en quelques heures. Chez plusieurs clients, j'ai vu des équipes qui passaient leur temps à demander "où en est ce dossier ?" réduire drastiquement ces échanges. Le tableau devient la source unique de vérité. Les réunions de suivi raccourcissent. L'information circule sans qu'on ait besoin de la demander.

Dans quels cas choisir Trello ?

✅ Des processus simples avec peu d'étapes (3 à 6 colonnes maximum)

✅ Des équipes qui ont besoin de démarrer rapidement sans formation

✅ Des workflows répétitifs : support client, recrutement, production de contenu

✅ Des PME qui veulent tester une première approche visuelle du travail

Trello convient aux équipes qui cherchent un outil léger pour organiser le quotidien. Il montre ses limites dès qu'on a besoin de gérer des dépendances complexes, des priorités stratégiques ou des projets avec plusieurs équipes qui s'imbriquent.

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#4 Ce que ClickUp et Trello ont en commun

Avant d'examiner leurs différences, il est utile de rappeler ce que ClickUp et Trello partagent. Ce sont ces fondamentaux qui les rendent pertinents pour organiser le travail d'une PME.

🤝 Une centralisation de l'information : les deux outils sortent les équipes du chaos des emails et des fichiers dispersés. Tâches, commentaires, fichiers et échéances se trouvent au même endroit. Tout le monde sait où chercher.

🤝 Une accessibilité multi-plateforme : applications web, mobile (iOS et Android), desktop. Les deux fonctionnent partout. Vos équipes accèdent aux projets depuis le bureau, en déplacement ou en télétravail.

🤝 Une collaboration en temps réel : plusieurs personnes peuvent travailler sur les mêmes projets simultanément. Les modifications apparaissent instantanément. Commentaires, mentions (@), notifications. La coordination devient fluide.

🤝 Une gestion visuelle des tâches : ClickUp et Trello proposent tous deux des vues qui rendent le travail tangible. Tableaux, listes, calendriers. On voit ce qui avance, ce qui bloque, ce qui reste à faire.

🤝 Des intégrations avec vos outils existants : Slack, Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, Zoom. Les deux plateformes se connectent à votre écosystème digital. Pas besoin de tout changer.

🤝 Un modèle freemium accessible : dans les deux cas, vous pouvez tester gratuitement avant d'investir. Les versions gratuites permettent de vérifier l'adéquation avec vos besoins réels.

🤝 Une sécurité et une fiabilité reconnues : les deux solutions sont établies, utilisées par des milliers d'entreprises, et répondent aux standards de sécurité (chiffrement des données, authentification à deux facteurs, conformité RGPD).

🤝 Des notifications pour rester informé : les deux systèmes alertent les utilisateurs quand quelque chose les concerne. Nouvelle tâche assignée, commentaire ajouté, date limite qui approche. Personne ne passe à côté d'une information importante.

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En résumé : 

ClickUp et Trello ne sont pas des concurrents directs, mais deux approches valables de la gestion de projets. Le vrai enjeu n'est pas « lequel est supérieur », mais « lequel correspond à votre niveau de complexité et à vos habitudes de travail ».

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#5 Tarification : un écart significatif sur les plans payants

Sur la tarification, Trello et ClickUp affichent des philosophies différentes. Trello reste clairement plus accessible sur l'ensemble de sa grille, tandis que ClickUp propose des fonctionnalités plus larges mais avec un ticket d'entrée plus élevé. L'écart peut peser dans la décision, surtout pour une PME qui surveille ses marges.

Les deux outils proposent une version gratuite. Celle de Trello est limitée à 10 tableaux et 10 collaborateurs par Workspace, ce qui peut suffire à une très petite équipe. ClickUp offre des membres illimités, mais avec un stockage réduit (60 Mo). Dans les deux cas, ces versions permettent de tester l'interface, mais deviennent vite insuffisantes pour une vraie structuration.

Les plans payants de Trello démarrent à 5 € par utilisateur et par mois (en facturation annuelle). À ce niveau, vous accédez aux tableaux illimités, au mirroring de cartes et à des automatisations basiques. Le plan Premium à 10 € ajoute l'IA, les vues avancées (calendrier, timeline, tableau) et les automatisations illimitées.

ClickUp affiche des tarifs supérieurs. Le plan Unlimited démarre à 7 € par utilisateur et par mois, le Business à 12 €. L'écart peut sembler limité, mais il se creuse avec l'ajout de l'IA. Contrairement à Trello qui intègre l'IA dans son plan Premium à 10 €, ClickUp facture son module Brain AI 9 € supplémentaires par utilisateur. Pour une équipe de 15 personnes, cela représente plus de 1 500 € de différence annuelle.

Un point à surveiller : ClickUp se positionne comme un outil tout-en-un capable de remplacer plusieurs applications. Si c'est effectivement votre cas d'usage, le coût peut se justifier. Trello reste un outil de gestion de tâches, pas une suite collaborative complète.

Les deux outils facturent au nombre d'utilisateurs. La croissance de votre équipe impactera directement votre facture. Avec Trello, l'évolution budgétaire reste prévisible et maîtrisée. Avec ClickUp, elle peut grimper rapidement si vous ajoutez l'IA ou passez sur un plan supérieur.

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En résumé : 

Trello conserve un avantage tarifaire net, surtout si vous avez besoin de l'IA. ClickUp coûte plus cher, mais propose une gamme fonctionnelle plus large. L'arbitrage doit se faire sur votre usage réel : si vous cherchez un outil de gestion de tâches efficace et abordable, Trello suffit largement. Si vous voulez centraliser plusieurs outils et que le budget le permet, ClickUp peut offrir un meilleur retour sur investissement.

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#6 ClickUp vs Trello : lequel choisir ?

Tout au long de cet article, j'ai mis en lumière les différences entre ClickUp et Trello. Ces deux outils répondent à des besoins réels et vous ne ferez pas d'erreur fatale avec l'un ou l'autre. Mais si vous hésitez encore, voici ma recommandation finale.

Ma recommandation pour une PME B2B de 11 à 50 salariés : ClickUp.

La raison principale ? Éviter la re-migration. Dans une PME de cette taille, vous êtes dans une phase de structuration. Vos processus se formalisent, vos équipes grandissent, et vous commencez à jongler entre plusieurs outils. Un pour les projets, un pour les documents, un pour les objectifs, peut-être un pour le suivi temps.

J'ai accompagné une agence marketing de 32 personnes qui a d'abord choisi Trello. Le raisonnement était logique : démarrer simple, adoption rapide, pas de complexité inutile. Pendant six mois, ça a parfaitement fonctionné.

Puis l'équipe a grandi. Les projets clients sont devenus plus complexes. Ils ont ajouté Notion pour les documents, Toggl pour le temps, Google Sheets pour les reportings. Six outils différents. Des informations éparpillées. Des doubles saisies. Et surtout, une perte de visibilité globale.

Nous avons basculé sur ClickUp. La migration a pris trois semaines. La courbe d'apprentissage a été réelle. Mais six mois plus tard, l'entreprise gérait projets, documents, objectifs, temps et reportings depuis une seule plateforme. Le gain en clarté et en temps gagné a largement compensé l'investissement initial.

Trello aurait encore fonctionné si l'entreprise était restée à 15 personnes avec des projets simples. Mais dans une PME en croissance, vous allez finir par avoir besoin de ce que ClickUp propose nativement. Autant l'adopter maintenant plutôt que de payer le prix d'une deuxième migration dans un an.

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En résumé : 

Trello et ClickUp sont deux bons outils. Pour une PME de 11 à 50 salariés, je recommande ClickUp pour sa capacité à centraliser et à accompagner votre croissance. Oui, c'est plus complexe au départ. Mais vous évitez la multiplication des outils et la re-migration future. Et ça, c'est un gain de temps considérable.