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J'utilise Notion depuis 4 ans pour centraliser la documentation, suivre les projets clients et structurer les bases de connaissances de mes équipes.
C'est un outil puissant, ultra-flexible, qui peut vraiment tout faire. Mais cette flexibilité a un prix : on peut passer des heures à configurer ses espaces de travail avant même de commencer à travailler.
Au fil du temps, je me suis posé ces questions :
Dans cet article, je détaille ce que Notion fait exceptionnellement bien, ses limites structurelles, et dans quels cas il reste le meilleur choix pour une PME.
Notion est un espace de travail tout-en-un qui permet de centraliser documentation, bases de données et organisation d'équipe. Contrairement aux outils spécialisés, Notion mise sur la flexibilité totale : tout se construit par assemblage de blocs modulables (texte, tableau, liste, galerie...).
On peut y créer des wikis d'entreprise, des bases de connaissances, des tableaux de bord projet, des CRM simplifiés ou des bases documentaires. La force de l'outil réside dans sa capacité à s'adapter à n'importe quel workflow en combinant pages, vues et relations entre données. L'interface est épurée et la collaboration se fait naturellement en temps réel.
L'outil est pensé pour les équipes qui veulent un système sur mesure sans développement. En revanche, il n'est pas conçu pour remplacer des outils métier spécialisés : pas de facturation, pas de Gantt avancé, pas d'automatisation complexe type CRM professionnel.
Notion fonctionne avec un système de blocs modulaires qu'on peut empiler, imbriquer et réorganiser à volonté. Un bloc peut être du texte, une liste, un tableau, une base de données, un fichier, une vidéo, du code... On construit ses pages comme des Lego, ce qui rend l'outil infiniment flexible.
J'ai utilisé cette approche pour construire un hub opérationnel complet pour une PME de 25 personnes : wiki d'entreprise, suivi de projets, base de connaissances produit et onboarding des nouveaux. Tout dans le même espace, sans avoir besoin de jongler entre plusieurs outils. Quand on a voulu ajouter un tableau de suivi des recrutements, ça nous a pris 10 minutes au lieu de déployer un nouveau logiciel.
Cette flexibilité évite les silos d'information. Les équipes trouvent tout au même endroit, et on peut adapter l'organisation au fur et à mesure que l'entreprise évolue, sans migration douloureuse.
Les databases Notion sont bien plus puissantes qu'un simple tableau. On peut créer des vues multiples sur les mêmes données : tableau, calendrier, kanban, galerie, timeline. Chaque membre de l'équipe voit l'information comme il préfère, sans dupliquer les données.
J'ai mis en place une base "Clients" avec une vue tableau pour le support, une vue kanban pour le suivi commercial, et une vue calendrier pour les rendez-vous. Quand un commercial met à jour un statut, le support voit le changement instantanément. Fini les versions contradictoires d'un même fichier Excel qui traîne dans les emails.
Les formules, les rollups et les relations entre bases permettent de créer des tableaux de bord assez avancés. Ce n'est pas aussi puissant qu'Airtable pour du calcul complexe, mais pour 80% des besoins d'une PME, ça suffit largement et c'est plus simple à prendre en main.
Contrairement à ce qu'on pourrait penser en voyant tout ce que Notion peut faire, la prise en main initiale est assez intuitive. On peut commencer simple avec quelques pages de notes, puis progressivement découvrir les bases de données, les templates, les relations...
Quand j'ai formé une équipe qui n'avait jamais touché à Notion, j'ai commencé par leur faire créer une page de notes avec des to-do. Après une semaine, ils ont naturellement voulu structurer davantage, et on a introduit les bases de données. En un mois, tout le monde était autonome. Personne n'a eu besoin de formation formelle.
L'interface est épurée, les raccourcis clavier sont bien pensés (taper "/" pour insérer un bloc), et la documentation officielle est excellente. Pour une PME qui veut éviter les coûts de formation, c'est un vrai plus. Les nouveaux arrivants se débrouillent seuls en quelques jours.
Plusieurs personnes peuvent éditer la même page simultanément, avec des curseurs qui montrent qui tape où. On peut commenter n'importe quel bloc, mentionner des collègues avec @, assigner des tâches. Tout se synchronise instantanément, même sur mobile.
On a utilisé Notion pour préparer collectivement nos réunions d'équipe. Chacun ajoutait ses points à l'ordre du jour dans une page partagée, on prenait les notes en direct pendant la réunion, et les actions étaient assignées dans la foulée avec des cases à cocher. Plus besoin de retranscrire un compte-rendu après coup.
Les permissions sont granulaires : on peut partager une page en lecture seule, en édition, ou limiter l'accès à certains membres. J'ai aussi publié des pages en mode web public pour partager de la doc avec des clients ou partenaires, sans qu'ils aient besoin de créer un compte.
Notion propose des centaines de templates prêts à l'emploi : CRM, roadmap produit, wiki d'équipe, OKRs, suivi de projets... On peut aussi créer ses propres templates et les dupliquer en un clic. Ça évite de repartir de zéro à chaque fois.
J'ai récupéré un template de base de connaissances que j'ai adapté en 30 minutes pour une entreprise SaaS. On y a centralisé les procédures internes, les questions fréquentes clients, les playbooks commerciaux. Créer ça from scratch nous aurait pris deux semaines. Le template nous a fait gagner un temps fou et nous a donné une structure cohérente dès le départ.
La communauté Notion partage aussi énormément de templates gratuits. Pour une PME qui débute, c'est un excellent moyen d'avoir des processus structurés sans payer un consultant pour les concevoir.
Notion offre un plan gratuit pour un usage individuel, avec toutes les fonctionnalités de base et des limites très raisonnables. On peut inviter jusqu'à 10 collaborateurs gratuitement. Le plan payant (Plus) démarre à 8€/utilisateur/mois, ce qui reste accessible pour une PME.
J'ai démarré avec le plan gratuit pour valider l'adoption avant de passer en payant. Pendant deux mois, on a structuré notre documentation, nos processus et nos bases de données sans débourser un euro. Quand on est passés à 12 personnes, on a upgradé, mais on savait déjà que l'outil fonctionnait pour nous.
Même le plan payant reste compétitif : pour le prix d'un outil de gestion de projet + un wiki + un outil de documentation, on a tout dans Notion. Le ROI est rapide si on remplace effectivement plusieurs abonnements par un seul.
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Au début, Notion est rapide et fluide. Mais dès qu'on commence à accumuler du contenu, les temps de chargement s'allongent de manière frustrante.
Où ça devient problématique :
Chez un client qui utilisait Notion pour centraliser sa documentation produit et ses processus internes, on est passés de 200 à 800 pages en 6 mois. Résultat : l'équipe a commencé à se plaindre des temps de chargement. Ouvrir la page d'accueil prenait 4-5 secondes, et naviguer entre les sections devenait pénible.
Le problème, c'est que Notion charge beaucoup de données à chaque ouverture de page, même si on n'en a pas besoin. Pour une PME qui construit une vraie base de connaissances sur plusieurs années, cette limite devient réelle dès 500-1000 pages actives. Et contrairement à d'autres outils, il n'y a pas de solution d'archivage intelligente ou de lazy loading qui améliore ça.
Notion se présente comme un outil collaboratif, mais la réalité est loin de Google Docs. Travailler à plusieurs sur la même page en simultané génère régulièrement des bugs et des pertes de contenu.
Ce qui ne fonctionne pas bien :
J'ai vécu ça pendant un atelier de documentation avec 4 personnes sur la même page. On voulait rédiger ensemble un processus d'onboarding client. Au bout de 10 minutes, on a eu des blocs dupliqués, du texte qui disparaissait, et des gens qui écrasaient le travail des autres sans le vouloir.
Notion fonctionne très bien pour de la collaboration asynchrone (chacun édite à son tour), mais dès qu'on veut co-rédiger en direct, ça devient vite bordélique. Pour des ateliers, des brainstormings ou de la rédaction collective, il vaut mieux partir sur Google Docs puis migrer vers Notion une fois stabilisé.
Notion propose des permissions par page et par base de données, mais le système manque de cohérence et devient vite ingérable dès qu'on a plusieurs équipes avec des niveaux d'accès différents.
Les problèmes concrets :
Chez un client avec 25 personnes réparties en 4 équipes (ventes, marketing, produit, opérations), on a voulu que chaque équipe ait son espace privé + un espace partagé commun. Résultat : il fallait ajuster les permissions manuellement sur chaque nouvelle page créée. Quelqu'un de l'équipe marketing créait une page et oubliait de donner l'accès aux commerciaux. Ou l'inverse.
Au bout de 3 mois, personne ne savait plus qui avait accès à quoi. On a perdu un temps fou à gérer ça. Pour une petite équipe de 5-10 personnes où tout le monde voit tout, ça passe. Mais au-delà, sans système de groupes ou de rôles, c'est un cauchemar administratif permanent.
Notion peut afficher des bases de données en vue Kanban, tableau ou timeline, ce qui donne l'impression qu'on peut gérer des projets. Mais il manque toutes les fonctionnalités qu'on attend d'un vrai outil de PM.
Ce qui manque :
J'ai essayé d'utiliser Notion pour piloter un projet avec 3 workstreams parallèles et une quinzaine de livrables. Impossible de visualiser les dépendances ou de voir le chemin critique. Quand une tâche prenait du retard, rien ne m'alertait sur l'impact en cascade. J'ai fini par tout refaire sur Monday.com.
Notion est excellent pour documenter un projet, centraliser les ressources, partager des briefs. Mais pour le pilotage opérationnel avec des équipes multiples et des interdépendances, il n'a pas les bons outils. Vous finirez soit par bricoler avec des formules complexes, soit par doubler avec un vrai outil de PM à côté.
Le grand argument de Notion, c'est qu'on peut tout construire comme on veut. C'est vrai. Mais cette liberté totale a un coût : il n'y a pas de structure imposée, donc chaque équipe réinvente la roue.
Les conséquences concrètes :
Chez un client, chaque manager avait créé son propre système : l'un utilisait des toggles, l'autre des databases, le troisième des pages imbriquées à 5 niveaux. Résultat : personne ne retrouvait rien dans l'espace des autres. On a dû faire un atelier de 2 heures pour standardiser l'arborescence.
Notion demande une vraie gouvernance. Si vous ne définissez pas des règles claires dès le début (comment nommer les pages, où créer quoi, quels templates utiliser), vous vous retrouvez vite avec un bazar ingérable. Pour des équipes disciplinées, ça va. Mais dans une PME où les gens veulent juste "que ça marche", cette liberté totale devient un piège.
Notion structure sa tarification en quatre plans : Free, Plus (9,50€/mois/utilisateur), Business (19,50€/mois/utilisateur) et Enterprise (tarif sur mesure). Sur le papier, ça semble transparent. Mais plusieurs éléments peuvent faire grimper la facture surtout si vous voulez exploiter pleinement l'outil.
Équipe de 5 personnes :
Équipe de 15 personnes :
Pour qui c'est adapté budgétairement :
Le vrai coût monte quand vous ajoutez Notion AI en usage complet (tarif opaque) et que vous passez à Business pour les fonctionnalités de sécurité. Pour une équipe de 10-15 personnes avec AI et options, vous pouvez facilement dépasser 350-400€/mois. C'est dans la moyenne des outils tout-en-un (Coda, ClickUp), mais Notion reste moins transparent sur le coût total que des alternatives comme Airtable ou Basecamp.
Si votre priorité est la prévisibilité budgétaire, attention à bien anticiper le coût de Notion AI — c'est devenu un élément central de l'outil, mais son pricing reste flou tant que vous ne contactez pas l'équipe commerciale.
Voici comment Notion se positionne face aux principales alternatives :
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✓ Notion est un bon choix si :
✗ Notion n'est PAS le bon choix si :
Notion est un excellent choix si vous avez besoin d'un hub central flexible**, capable d'absorber documentation, gestion de projet, bases de connaissances et process. Il brille particulièrement dans les équipes qui valorisent l'autonomie et acceptent d'investir du temps initial pour structurer leur espace de travail. **En revanche, Notion n'est pas un outil métier spécialisé**. Si vous cherchez un vrai CRM avec scoring et pipeline automatisé, un outil de gestion de projet avec dépendances complexes, ou des automatisations avancées entre applications, vous devrez composer avec d'autres outils ou accepter les limites de Notion.
Combien coûte Notion ?
Notion propose plusieurs plans : Free, Plus (environ 9,50€/utilisateur/mois), Business (environ 19,50€/utilisateur/mois) et Enterprise avec tarif sur mesure. Le coût dépend surtout du nombre d’utilisateurs et des options comme Notion AI ou les domaines personnalisés, qui peuvent augmenter la facture.
Comment s’inscrire à Notion ?
L’inscription se fait sur le site de Notion en créant un compte gratuit. Vous pouvez ensuite inviter des collaborateurs, créer des espaces de travail et tester les templates. Le passage à un plan payant s’effectue depuis les paramètres de facturation de l’espace.
Notion est-il gratuit ?
Oui, Notion propose un plan Free avec des fonctionnalités de base et un nombre limité de collaborateurs. Il permet de tester l’outil, mais devient rapidement limité pour un usage d’équipe conséquent.
Notion est-il adapté aux PME B2B ?
Oui, pour centraliser documentation, process et bases de connaissances. Notion est particulièrement adapté aux PME qui acceptent d’investir du temps pour structurer leur espace. En revanche, pour des besoins très spécialisés (CRM avancé, gestion de projet complexe), il peut nécessiter des outils complémentaires.
Notion peut-il remplacer plusieurs outils métiers ?
Partiellement. Notion peut remplacer un wiki, un gestionnaire de notes, et des tableaux Excel simples grâce à ses databases. Mais pour le pilotage avancé de projets, un CRM complet ou des automatisations lourdes, des outils spécialisés restent souvent nécessaires.
Quelles intégrations propose Notion ?
Notion propose des intégrations natives limitées et s’appuie souvent sur Zapier, Make ou des connexions via API pour lier d’autres outils. Pour des intégrations poussées, un intermédiaire type Zapier est souvent nécessaire.
Peut-on créer des rapports personnalisés dans Notion ?
Notion permet de créer des vues multiples (tableau, calendrier, kanban, timeline) et d’utiliser formules, rollups et relations pour construire des dashboards simples. Pour des analyses avancées ou des tableaux de bord sur mesure, d’autres outils seront plus adaptés.
Notion convient-il aux équipes non marketing ?
Oui, Notion s’adresse à toute équipe souhaitant centraliser documentation et process. Cependant, ce n’est pas un outil dédié au support client ou à la gestion opérationnelle poussée ; ces fonctions restent mieux couvertes par des solutions spécialisées.
Combien de temps faut-il pour déployer Notion ?
On peut démarrer avec quelques pages en quelques heures. Pour une structuration complète (templates, bases de données, gouvernance), comptez plusieurs jours et idéalement un atelier pour définir standards et nomenclature, surtout dès que l’équipe dépasse 5-10 personnes.
Quelle est la meilleure alternative à Notion ?
Selon les besoins : Confluence pour les grandes équipes techniques qui veulent des permissions robustes, Coda pour des documents-applications plus techniques, ClickUp pour la gestion de projet complète, Airtable pour des bases structurées, et Obsidian pour ceux qui veulent stocker en local et garder la propriété des données.
Chaque activité a ses contraintes et ses objectifs. Si vous avez besoin d’un avis personnalisé ou d’un coup de pouce pour sélectionner la solution la plus adaptée, contactez-nous : on vous aide à faire le bon choix, sans jargon et sans perte de temps.
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