Airtable : avis, guide complet et alternatives (2025

Airtable est devenu pour moi un outil central et quasi indispensable. Après cinq ans d'utilisation intensive, je vous explique ce qu'est Airtable, ses principales fonctions, pour qui il est adapté, comment je l'utilise au quotidien, ses avantages et limites, et pourquoi je le recommande à 100%.

Dans cet article nous allons explorer ses fonctionnalités, avantages, inconvénients, et le comparer notamment à Notion.

Nous évoquerons également les autres alternatives et tarifs d'Airtable, vous permettant de prendre une décision éclairée pour choisir Airtable ou un autre outil.

Vous trouverez ci-dessous mon explication en vidéo :

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#1 Airtable en Bref

‍Airtable est une plateforme née en 2012 qui combine la simplicité d'une feuille de calcul et la puissance d'une base de données relationnelle.

Son positionnement lui a permis de se populariser auprès de centaines d'organisations grâce à une interface très intuitive et à des possibilités de collaboration puissantes.

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On peut l'utiliser pour du CRM personnalisé, de la gestion de projet, de la centralisation éditoriale, la gestion d'experts et d'intervenants, et bien d'autres cas.

Son atout principal : la capacité à relier des tables entre elles, stocker des fichiers, ajouter des URL, des images, et exploiter tout cela via des vues, des formulaires, des interfaces et des automatisations.
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Comment j'utilise Airtable ?

Airtable est au cœur de mon activité pour deux raisons principales :

Je stocke des informations clés que l'on retrouve ensuite sur mon site : articles, pages, ressources.
J'oriente toute la gestion des demandes clients et la coordination des experts via Airtable. Les automatisations et intégrations me permettent d'orchestrer les échanges sans coder.

Concrètement, mes formulaires sont sur Webflow et les réponses viennent s'enregistrer automatiquement dans Airtable. J'utilise aussi la partie interface pour partager des vues plus visuelles avec des partenaires et quelques fonctionnalités de portail client. L'intégration avec des outils comme Slack, Gmail, Make ou Zapier fait le reste.

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À quoi sert Airtable ?

Avec Airtable, vous pouvez stocker, organiser et collaborer sur n’importe quel sujet : répertoires d’employés, inventaires de produits… etc. Aucune connaissance de SQL n’est requise, c’est une solution que l’on appelle « no code ».

Mais en réalité, vous pouvez aller bien plus loin avec Airtable. Voici quelques-unes des cas d’usages les plus intéressants de ce logiciel. Voici comment vous pouvez l'utiliser et quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants :

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👉 Gestion de projet :

Airtable peut être utilisé pour suivre les tâches, les échéances, les responsabilités et les flux de travail d'un projet. Vous pouvez créer une base de données pour chaque projet et y enregistrer les informations pertinentes.

👉 Gestion des clients et des contacts :

Utilisez Airtable pour conserver une liste de vos clients, partenaires ou contacts professionnels. Vous pouvez inclure des informations telles que les coordonnées, les interactions précédentes, les préférences, etc.

👉 Suivi des stocks et des inventaires :

Les entreprises peuvent utiliser Airtable pour gérer leurs stocks, suivre les niveaux de stock, les commandes et les fournisseurs. Chaque produit peut être une entrée dans la base de données.

👉 Gestion des ressources humaines :

Pour suivre les candidatures, les employés, les horaires de travail et d'autres informations liées aux ressources humaines, Airtable peut être un outil utile.

👉 Gestion des événements :

Planification, suivi des participants, gestion des lieux, des sponsors et des activités pour les événements peuvent être réalisés efficacement avec Airtable.

👉 Suivi des leads et des ventes (CRM) :

Les équipes de vente peuvent utiliser Airtable pour gérer les leads, suivre le processus de vente, enregistrer les communications avec les clients potentiels, etc.

👉 Gestion de contenu :

Les blogueurs, les éditeurs et les créateurs de contenu peuvent utiliser Airtable pour planifier leur calendrier éditorial, suivre les idées d'articles, gérer les ressources, etc.

👉 Gestion des membres d'une organisation :
Les organisations à but non lucratif, les clubs, les associations, etc., peuvent utiliser Airtable pour suivre leurs membres, leurs cotisations, leurs activités, etc.

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Voici un exemple en vidéo sur la manière dont vous pouvez créer un CRM dans Airtable :

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Les composants de base d’Airtable

Pour construire une base de données dans Airtable, il existe cinq blocs de construction de base :

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👉 Bases de données : Les bases de données sont l'élément central d'Airtable. Vous créez une base de données pour chaque projet ou ensemble d'informations que vous souhaitez gérer. Chaque base de données contient des tables.

👉 Tables : Les tables sont des feuilles de calcul qui constituent les différentes parties de votre base de données. Vous pouvez créer plusieurs tables dans une seule base de données pour organiser les informations de manière logique. Chaque table contient des enregistrements (lignes) et des champs (colonnes).

👉 Enregistrements : Les enregistrements sont les entrées individuelles dans une table. Par exemple, dans une base de données de gestion de projet, chaque enregistrement pourrait représenter une tâche à accomplir.

👉 Champs : Les champs sont les colonnes d'une table, et ils définissent les types de données que vous pouvez stocker. Par exemple, un champ peut être du texte, une case à cocher, un lien vers un autre enregistrement, une date, etc.

👉 Vues : Les vues sont des affichages personnalisés de vos données. Airtable propose plusieurs types de vues, notamment les vues de grille (table), les vues de galerie (cartes), les vues de calendrier et les vues de formulaire. Vous pouvez personnaliser les vues pour afficher les données de la manière qui convient le mieux à votre besoin.

👉Formulaires : Les formulaires permettent aux utilisateurs de saisir des données dans votre base de données de manière structurée. Vous pouvez créer des formulaires personnalisés à partir de vos tables pour recueillir des informations.

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Les principales intégrations de Airtable

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#2 À qui s'adresse Airtable ?

Airtable convient particulièrement à :

Indépendants, micro-entreprises et petites structures voulant un CRM ou une gestion projet sur mesure.
Équipes marketing, produit ou opérations au sein de moyennes ou grandes entreprises pour créer des outils internes.
Agences et collectifs qui coordonnent projets, experts et livrables.
Créateurs et producteurs qui souhaitent centraliser workflows et partenariats.

En revanche, si vous cherchez une base backend pour une application B2C à très grande échelle, préférez des solutions spécialisées comme Xano ou Supabase. De même, si vous avez besoin d'un reporting très poussé sur des volumes massifs ou des croisements complexes de données externes, Airtable peut montrer ses limites.

#3 Fonctionnalités clés

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Tables et relations :

La base d'Airtable, c'est la table : colonnes flexibles (texte, pièces jointes, URL, dates, etc.) et surtout la possibilité de relier une table à une autre.

Par exemple, je gère une table "experts" et je peux lier chaque expert à des outils ou à des missions référencés dans d'autres tables. Cette liaison transforme une feuille de calcul en véritable base relationnelle accessible à tous.

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Automatisations :

Les automatisations sont un vrai game changer. Sans code, vous pouvez déclencher des actions : envoyer un email personnalisé lorsque le budget d'un projet dépasse 5 000, créer une tâche dans Slack, ou alimenter d'autres services via Make ou Zapier.

Cela permet de gagner du temps et d'évoluer sans recruter pour chaque intégration.

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Interfaces :

La section Interface permet de transformer vos données en tableaux de bord ou en portails visuels à partager avec des clients, des partenaires ou des équipes internes. Fini de devoir recourir à une application externe pour afficher proprement vos bases. C'est plus lisible et plus ergonomique pour des utilisateurs non techniques.

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Forms :

Vous pouvez créer des formulaires directement depuis Airtable. Les réponses s'enregistrent automatiquement dans la table concernée. Utile quand on veut éviter d'ajouter un outil tiers pour la collecte de données.

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Bonus : l'IA :

L'IA arrive progressivement dans Airtable et facilite la création initiale d'une base. En partant d'un simple prompt, il est possible de générer la structure d'une application ou d'un CRM puis d'affiner les champs et automatisations. C'est un accélérateur précieux pour prototyper et scaler plus vite.

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#4 Démarrer avec Airtable

Il y a quatre façons principales de commencer une base Airtable :

Créer une base à partir d'une page blanche.
Importer des données (CSV, Google Sheets, etc.).
Utiliser un template pour s'inspirer de structures existantes.
Générer une base via IA à partir d'un prompt (nouveau et pratique).

Pour démarrer rapidement, les templates restent une excellente option : ils donnent des bonnes pratiques et des idées concrètes pour un CRM, la gestion produit, les opérations, etc.

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Les 4 interfaces principales

Airtable se compose de quatre grandes parties, chacune utile selon le besoin :

Données : l'endroit où toutes les informations sont stockées, semblable à un tableur mais beaucoup plus puissant.
Automatisations : configuration de déclencheurs et d'actions pour automatiser les workflows (envoi d'email, mise à jour de champs, intégrations).
Interface : création de vues visuelles et partageables (dashboards, portails clients, etc.).
Formulaires : création de formulaires natifs qui alimentent directement vos tables.

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La partie Données : tables, champs et liens

La structure de la base de données est la clé. Avant de construire, réfléchis à l'architecture pour que ta base soit scalable et cohérente.

Avant de commencer à construire dans Airtable, pense à l'architecture de ta base de données pour qu'elle soit scalable.

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Ce qui différencie Airtable d'un simple Google Sheet :

Des types de champs variés : photo, email, téléphone, monnaie, case à cocher, select, etc.
Des champs liés à d'autres tables (linked records) qui créent des relations dynamiques entre tables.
La possibilité d'afficher automatiquement des informations liées (par exemple email et téléphone d'un expert quand on l'assigne à un projet).

Exemple concret (cas d'usage marketplace / matching) :

Table Experts : nom, photo, email, outils maîtrisés (champ lié à la table Outils).
Table Outils : nom de l'outil, liste d'experts rattachés automatiquement.
Table Projets : informations client, budget, outil requis, champ lié vers Expert. Une fois l'expert lié, son email et téléphone peuvent s'afficher automatiquement dans la ligne du projet.

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Vues personnalisées

Les vues te permettent d'afficher la même base de données de multiples façons selon le contexte :

Grid (tableur)
Calendrier
Galerie
Kanban
Liste

Chaque vue peut : masquer des champs, filtrer les enregistrements, grouper, trier et définir l'apparence. Par exemple, pour un pipeline commercial tu peux créer une vue Kanban qui segmente les leads par étape et glisser-déposer les cartes pour avancer les opportunités.

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Créer des formulaires

Les formulaires natifs d'Airtable permettent de collecter des données directement dans une table sans outil tiers. Voici les étapes et bonnes pratiques :

Créer un nouveau formulaire lié à la table cible (ex. Projets).
Choisir les champs visibles pour l'utilisateur et masquer les champs internes (statut, notes internes, etc.).
Donner un titre et publier le formulaire.
Partager le lien public ou le protéger par mot de passe selon besoins.

Quand un formulaire est soumis, les données apparaissent immédiatement dans la table liée. Tu peux ensuite compléter manuellement des champs internes ou déclencher des automatisations pour enrichir ou assigner automatiquement des valeurs.

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Automatisations

Pour beaucoup de cas, Airtable remplace Zapier ou Make. La configuration reprend le principe déclencheur-action :

Déclencheurs courants : formulaire soumis, entrée créée, modification d'un champ, horaire programmé.
Actions possibles : envoyer un email, créer ou mettre à jour une entrée, rechercher des enregistrements, envoyer un message Slack, etc.
Logique conditionnelle : n'exécuter l'action que si certaines conditions sont remplies (ex. budget > 10 000).
Module IA : génération de texte pour personnaliser un email ou une description automatiquement.

Exemples d'automatisations utiles :

Notifier l'équipe ou la personne responsable lorsqu'un nouveau projet entrant a un budget élevé.
Prévenir un expert qu'une nouvelle mission correspondante vient d'être soumise.
Relancer automatiquement des contacts mensuellement.

Avant d'activer une automatisation, teste-la : Airtable donne un aperçu et la possibilité de simuler des déclenchements pour vérifier le résultat.

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Interfaces visuelles

L'interface permet de transformer les données en tableaux de bord visuels et en portails partageables :

Ajouter graphiques, compteurs, listes et sections visuelles liés à vos tables.
Personnaliser l'affichage des métriques (nombre de leads, CA, répartition par canal, etc.).
Partager l'interface avec collaborateurs, clients ou partenaires selon les droits.

Cette fonctionnalité évite souvent l'utilisation d'outils externes pour créer des dashboards ou des portails clients. Note cependant que l'accès à certaines options d'interface peut dépendre du plan Airtable choisi.

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Conseils pratiques

Commence par un template si tu es débutant, puis adapte-le à ton besoin.
Réfléchis d'abord à la modélisation des données : quelles tables, quelles relations et quelles informations doivent être visibles en public ou privées.
Utilise les champs liés pour normaliser les données et éviter les duplications.
Automatise les tâches répétitives directement dans Airtable avant d'introduire un outil externe.
Crée des vues sur mesure pour chaque rôle dans ton équipe : commercial, ops, management, support.

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#5 Avantages et inconvénients Airtable

Avantages :

Ultra flexible : vous construisez sur mesure, contrairement aux CRM spécialisés qui imposent des modèles.
Interface très intuitive pour administrateurs et utilisateurs. Prise en main rapide.
Collaboration fluide via le partage de vues, les permissions et les interfaces.
Automatisations et intégrations nombreuses, ce qui permet d'en faire un hub central pour vos outils.
Scalable pour la plupart des petites et moyennes structures. L'équipe produit ajoute régulièrement de nouvelles briques (IA, interfaces, etc.).

Limites :

Reporting limité pour des besoins analytiques lourds ou le croisement massif de données externes.
Pas idéal comme backend pour une application B2C à très grande échelle ; préférez Xano ou Supabase pour ce type d'usage.
Si vous gérez une très grande équipe commerciale (ex. 50 vendeurs), certaines fonctions natives des CRM spécialisés peuvent manquer et nécessiter une reconstruction.

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#6 Airtable vs Notion

Airtable et Notion sont deux outils qui proposent des bases de données à moindre coût et très puissantes : avant la sortie d’Airtable en 2015, les bases de données étaient le domaine exclusif des programmeurs, qui pouvaient utiliser des solutions comme Oracle ou les serveurs SQL.

Mais aujourd’hui, n’importe qui peut créer un CRM, un système de facturation ou une app interne grâce à ces no code. Alors, comment choisir entre Notion et Airtable ? Nous avons écrit un article complet sur le sujet.

Cela va dépendre en fait des cas d'usage. Mais dans tous les cas ces deux outils peuvent devenir des atouts extrêmement puissants pour votre entreprise. Notion va au-delà d'une simple base de données, car il va vous permettre d'organiser également vos notes et votre environnement de travail de manière étendu.

Par contre Notion est beaucoup moins bien connecté aux autres outils que Airtable pour le moment. Par ailleurs Notion a des capacités de traitement de texte qu’Airtable ne propose pas. Cela favorise immédiatement Notion pour certains cas d’utilisation : wikis, notes personnelles et mémos...

Cependant, la spécialisation native d’Airtable sur les bases de données lui donne le dessus pour des besoins complexes.

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#7 Alternatives à Airtable

Il existe de nombreuses alternatives à Airtable comme Monday, Xano, Notion et bien d'autres. Il y a même un comparatif entier sur Impli pour faciliter votre choix ! 🚀 - Plus d'alternatives à Notion

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#8 Tous les tarifs et prix Airtable

Airtable propose une version gratuite pour les petites équipes ou les utilisateurs individuels qui veulent découvrir la solution.

De cette manière, ils peuvent tester les principales caractéristiques d’Airtable sans payer quoi que ce soit. Dans ce cas, le nombre de bases est illimité, avec une limite de 1GB par pièce jointe dans chaque base, et un partage limité à 5 utilisateurs.

Il existe 3 versions payantes d’Airtable :

Le plan « Team » à partir de 20$ par utilisateur et par mois (à payer annuellement), permet de créer 3 applications par base, augmente la limite des pièces jointes à 10GB. Il permet l’accès à un historique de 6 mois.
Le plan « Business » à partir de45$ par utilisateur et par mois
(à payer annuellement), augmente de nouveau les limites de bases et de pièces jointes, et introduit de nouvelles fonctionnalités comme les vues en Timeline ou en diagramme de Gantt. Il permet l’accès à un historique de 1 an, et autorise l’édition de champs ou de tables.

Le plan « Enterprise » qui s’adapte aux plus grandes organisations, ayant des besoins avancés en matière de contrôle, de support et de sécurité.

Retrouvez ici le détail des fonctionnalités disponibles dans chaque plan d’Airtable.

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#9 Conclusion

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