Notion ou Trello : quel est le meilleur logiciel de productivité ?

Trello est un outil bien connu et utilisé par de nombreuses entreprises et entrepreneurs pour gérer leurs projets. Cependant depuis plusieurs mois un nouveau venu vient changer la donne : il s'agit de Notion : un outil plus complexe mais aussi plus puissant qui pourrait révolutionner votre organisation.

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Caroline
18/7/2022
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Notion et Trello sont des solutions d’organisation en ligne qui ont pour but de vous aider à développer votre productivité au quotidien. Si les deux logiciels ont prouvé leur efficacité dans leur domaine, ils présentent pourtant certaines différences majeures. Avant de vous lancer corps et âme dans un nouveau projet, il est intéressant de déterminer quel outil conviendra le mieux à vos objectifs. Notion ou Trello : quelle est la meilleure application de gestion en ligne ? Pour faciliter votre décision, voici une analyse des deux applications de collaboration.

#1 Qu’est-ce que Notion ?

#2 Faut-il utiliser Notion ?

#3 Qu’est-ce que Trello ?

#4 Pourquoi utiliser Trello ?

#5 Notion ou Trello : quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

#1 Qu’est-ce que Notion ?

Notion est l’outil qui réinvente la gestion de la productivité en ligne. La solution disponible sur ordinateur et version mobile, est polyvalente car elle regroupe les fonctionnalités essentielles à la création et à la gestion de projet. Si certaines personnes comparent Notion à Evernote, l’application va pourtant beaucoup plus loin, en permettant d’optimiser les différents flux de travail au quotidien.

Freelances, PME et grands comptes, de nombreuses entreprises gèrent aujourd’hui leurs tâches avec Notion. Pour utiliser l’application, la première étape consiste à créer son Dashboard sur Notion, qui correspond au tableau de bord. Celui-ci permet d’avoir une visibilité sur l’ensemble de vos projets en un seul coup d’œil. Il sera ensuite très simple de créer vos tâches grâce au système de blocs, qui sont entièrement personnalisables aux pages de votre espace. Chaque page est unique et contient les informations créées et développées par l’utilisateur.

Pour offrir encore plus de confort, Notion permet d’intégrer des applications tierces à l’outil. C’est un aspect très intéressant de la solution car il permet de gagner du temps en évitant de jongler entre plusieurs outils. Pour l’utiliser seul ou en équipe, à des fins personnelles ou professionnelles, Notion prend en charge une grande diversité de projets. De la prise de notes, en passant par le CRM ou la planification de contenus, la puissance de l’outil l’a rapidement hissé au statut d’incontournable de sa catégorie.

#2 Faut-il utiliser Notion ?

Quand on souhaite définir quel logiciel utiliser pour développer sa productivité, il est intéressant de comparer les offres disponibles sur le marché. Une analyse permet ainsi de déterminer la meilleure solution en fonction de son usage personnel. Notion offre de nombreuses fonctionnalités, mais l’outil est-il fait pour vous ?

Les atouts de Notion :

✔️ Ses nombreuses fonctionnalités :

La diversité des fonctionnalités gérées par l’outil est incontestable. Notion est capable de répondre aux besoins de nombreux corps de métiers : marketing, commercial, ressources humaines, administratif, etc. En dehors des fonctionnalités de base à explorer, il est également possible d’intégrer des widgets, ces modules supplémentaires qui permettent de rendre son espace de travail plus personnalisé et convivial.

✔️ Sa flexibilité :

Notion est un outil flexible qui simplifie au maximum l’atteinte de vos objectifs. Le principe de blocs offre un certain confort dans la création et la modification des tâches. Avec les nombreux outils web déjà intégrés en son sein, la création de tableaux, de listes et de toute autre action utile à votre production sur Notion est simplifiée. Et pour ceux qui sont en manque d’inspiration, il est même possible de trouver sur le web des templates Notion pour faire de la gestion de projet.

✔️ Sa gratuité :

Cet aspect est très peu cité et pourtant, Notion offre un plan gratuit incroyablement complet. Celui-ci donne accès à un nombre illimité de pages et de blocs à manipuler auxquels il est possible d’intégrer des images, textes ou tout autre contenu personnalisé. Le plan gratuit de Notion peut être mis à niveau pour obtenir davantage de fonctionnalités, mais il est en réalité déjà très complet pour un certain nombre d’utilisateurs.

Les points faibles de Notion :

❌ La prise de notes :

Si vous utilisez Notion pour la prise de note et qu’elle constitue votre unique objectif, il existe de meilleures applications qui gèrent efficacement cette fonctionnalité. Notion inclut cette possibilité mais ne se positionne pas comme l’application la plus ergonomique dans ce domaine. Evernote, OneNote ou encore Google Keep seront sans doute plus adaptés dans ce contexte.

❌ Son côté généraliste :

Les personnes recherchant une application pointue dans l’un des domaines gérés par Notion n'apprécieront pas l’outil pour son côté trop généraliste. Si chaque module est personnalisable au gré des envies de l’utilisateur, un outil CRM dédié comme Hubspot ou Salesforce ou une application de gestion de plannings comme Monday ou Skello, seront plus adéquates pour répondre à certaines exigences.

❌ L’apprentissage :

Les fonctionnalités sur Notion sont si nombreuses et la liberté dans la construction de blocs est telle, qu’il peut être difficile de savoir comment démarrer un projet. Puisque tout est personnalisable, Notion peut faire défaut par son manque de structure. Ici, il n’y a pas de bonne manière de créer son espace puisqu’il répond à des besoins uniques. Heureusement, il existe des formations pour apprendre Notion qui vous permettront de mieux appréhender l’utilisation du logiciel.

#3 Qu’est-ce que Trello ?

Trello, créé en 2011 par l’équipe de Fog Creek Software est un outil collaboratif de gestion de projets. Trello rassemble aujourd’hui une communauté de plus de 40 millions d’utilisateurs et se positionne comme l’un des meilleurs outils de productivité en ligne. Tout comme Notion, la solution se structure à travers un tableau de bord à la différence que le logiciel utilise le principe de Kanban, qui utilise un système de cartes. Les tâches sont ainsi réparties en plusieurs colonnes afin de suivre précisément l’avancement d’un ou de plusieurs projets.

Idéal pour structurer ses objectifs étape par étape, Trello est un outil très ergonomique. Une fois la création de compte établie, vous pouvez alors commencer à créer vos tableaux. Divers éléments comme des notes, des tâches ou des échéances peuvent être insérés dans les colonnes et hiérarchisés par ordre priorité. Ce système de vue est pratique, par exemple dans le cadre d’un projet entrepreneurial. Chaque élément est personnalisable comme le statut d’une tâche, l’ajout de commentaires ou le partage des missions entre les membres d’une même équipe.

Trello peut également s'intégrer à une autre application de productivité connue sous le nom d'Asana. Asana est un outil de gestion de projet, conçu pour le travail en équipe. L'intégration de Trello avec Asana offre une combinaison intéressante pour booster sa productivité rapidement. Également disponible sous application mobile, Trello permet de continuer à s’organiser, même en déplacement

 

#4 Pourquoi utiliser Trello ?

Les atouts de Trello :

✔️ Son aspect collaboratif :

Le déplacement des modules le long des colonnes est fluide et les cartes individuelles sont entièrement personnalisables. Certains éléments du quotidien professionnel comme des pièces jointes peuvent être partagées facilement avec les autres membres de l'équipe. De manière globale, le travail collaboratif est facilité sur le logiciel Trello grâce à sa conception ergonomique.

✔️ Son attrait visuel :

Contrairement à d’autres outils préformatés, le visuel de l’espace de travail de Trello est assez agréable. C’est une application esthétique dans son design. En donnant la possibilité à ses utilisateurs de personnaliser les arrière-plans et chaque élément, les tâches deviennent plus conviviales et disruptives à exécuter.

✔️ L’accessibilité :

Trello est un outil simple d’accès qui remplit ses promesses sur les fonctions de gestion de projet. Avec ses aspects de planification de tâches sous forme de cartes glissantes, Trello est rapide à prendre en main. On peut également noter l'affichage sur support mobile qui est excellent, fidèle à la vue du tableau de bord sur ordinateur.

  

Les points faibles de Trello :

❌ Sa gestion Kanban :

L'une des caractéristiques les plus importantes de Trello est également son principal point faible. Trello se concentre uniquement sur la méthode Kanban dans la gestion de projet. Cela peut être un avantage comme un inconvénient. Si vous travaillez dans le secteur du développement de logiciels ou si vous êtes adepte du style visuel Kanban, nous vous conseillons d’utiliser Trello pour améliorer et créer vos flux de travail. Cependant, si vous préférez un style de gestion différent, Trello n'est pas fait pour vous.

❌ Un outil adapté aux petites structures :

Trello utilise un système de cartes qui est assez dense au premier abord et qui peut contenir un nombre important d’informations. Pour l’élaboration d’un projet ambitieux qui nécessiterait le partage d’un gros volume de données, ce style de vue pourrait vite devenir encombrant. Ainsi, il est préférable pour les besoins d’une grande entreprise ou pour la multiplication de projets d’utiliser d’autres outils plus adaptés. 

 

❌ Son plan gratuit limité :

Contrairement à son rival Notion, le plan gratuit Trello comporte certaines limites. Pour recourir à des fonctionnalités plus poussées et utiles à une exécution professionnelle, il sera nécessaire de recourir au plan payant. Plusieurs formules sont disponibles à partir de 9,99 € et en fonction du nombre d’utilisateurs.

#5 Notion ou Trello : quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

En ce qui concerne les outils d’aide à la productivité, il est évident que Notion se démarque par sa flexibilité et sa puissance sans faire de compromis sur sa simplicité d’utilisation. Notion est idéal pour prendre en charge une diversité de projets personnels ou professionnels tels qu’une to do list, un CRM jusqu’à la gestion de base de données. Trello quant à lui, se concentre uniquement sur la gestion de projet avec un système kanban (également disponible sur Notion) qui utilise le principe de cartes et de colonnes. Pour compenser son manque de fonctionnalités, on peut souligner l’ergonomie de Trello qui sera plus flagrante sur des projets de petite ampleur.

Si les deux logiciels possèdent tous deux des points forts comme des points faibles, la réponse à la question « Quelle est la meilleure application de gestion ? » dépend surtout de votre mode de travail. Si vous cherchez à réaliser spécifiquement de la gestion de projet, Trello représente un outil sur mesure. Si vous êtes plutôt à la recherche d'une application polyvalente, Notion sera un meilleur allié puisqu’il permet d'accomplir n'importe quelle tâche.

  

Notion et Trello font partie des meilleurs services disponibles qui vous aident à vous organiser au quotidien. Si chaque logiciel possède ses propres caractéristiques, leur potentiel variera selon vos attentes. Nous espérons que ce comparatif entre Trello et Notion vous aura permis de choisir la meilleure solution, celle qui s’adapte à la nature et au volume de vos projets.