Comment automatiser la récolte de factures avec Pennylane ? (Tuto Complet)

Dans le monde de la gestion d’entreprise, gagner du temps sur les tâches administratives est un enjeu majeur. La collecte et l’organisation des factures peuvent rapidement devenir chronophages, surtout lorsque les documents proviennent de multiples fournisseurs et canaux.

Heureusement, avec des outils modernes comme Pennylane, il est possible d’automatiser cette étape essentielle. Dans cet article, je vous explique en détail comment automatiser la récolte de vos factures via Pennylane, en partageant mon expérience personnelle et un tutoriel complet pour mettre en place ce système.

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#1 Pourquoi automatiser la récolte de factures ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, prenons un instant pour comprendre l’intérêt d’automatiser la collecte des factures. En tant que dirigeant, freelance ou membre d’une équipe finance, vous savez combien il est fastidieux de rechercher chaque facture, souvent dispersée entre emails, plateformes fournisseurs, applications bancaires, et dossiers cloud.

Automatiser ce processus permet :

De centraliser toutes les factures dans un seul outil
D’éviter les oublis et pertes de documents
De gagner un temps précieux à chaque clôture comptable
D’améliorer la traçabilité et la fiabilité des données

Dans mon cas, je n’avais pas automatisé cette étape pendant deux ans. Mais depuis que j’ai mis en place la collecte automatique avec Pennylane, j’ai pu constater un gain de temps énorme et une meilleure organisation au quotidien.

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#2 Présentation rapide de Pennylane et ses fonctionnalités

Pennylane est un outil de gestion comptable moderne qui facilite la collecte, le traitement et le suivi des factures. Il offre plusieurs méthodes pour importer vos factures fournisseurs :

Connexion bancaire : synchronisation automatique avec votre compte bancaire pour récupérer les factures liées aux transactions
Application mobile : scanner des notes de frais ou factures directement depuis votre smartphone
Emails de factures : transfert automatique des factures reçues par email vers une adresse dédiée Pennylane
Intégrations Cloud : connexion avec Google Drive, Dropbox, etc., pour importer automatiquement les fichiers stockés
Connecteurs spécifiques : liaison avec certains fournisseurs ou services pour récupérer automatiquement les factures

Pour ma part, j’utilise Pennylane conjointement avec Qonto, une autre application que j’ai adoptée pour la gestion bancaire et les factures de vente. Cette double utilisation m’a permis de mieux comprendre les forces de chaque outil. Cependant, aujourd’hui, je me concentre sur l’automatisation via Pennylane, notamment grâce au transfert automatique des emails.

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#3 Automatiser la collecte des factures par email : le cœur du tutoriel

La méthode la plus puissante et simple à mettre en place est le transfert automatique des emails contenant vos factures vers une adresse email dédiée fournie par Pennylane. Voici les étapes détaillées pour configurer ce système :

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1. Obtenir l’adresse email dédiée Pennylane

Dans l’interface Pennylane, vous pouvez activer la fonction de collecte par email. L’outil vous fournit alors une ou plusieurs adresses email uniques. Ce sont ces adresses vers lesquelles vous allez rediriger vos factures reçues.

Je vous conseille de copier ces adresses pour les utiliser dans votre boîte email professionnelle (Gmail, Outlook, etc.).

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2. Identifier les adresses email de vos fournisseurs

Pour que le transfert soit efficace, il faut d’abord répertorier toutes les adresses email des fournisseurs qui vous envoient des factures. Cette étape demande un petit travail de recherche :

Consultez votre historique de factures
Notez les adresses email des expéditeurs
Créez une liste complète pour ne rien oublie

Dans mon cas, j’ai extrait cette liste à partir de mes factures passées, ce qui m’a permis de regrouper toutes les adresses pertinentes.

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3. Créer un filtre de transfert dans votre boîte email

Une fois la liste d’adresses prête, il faut configurer un filtre dans votre messagerie pour transférer automatiquement les emails reçus de ces fournisseurs vers l’adresse Pennylane.

Sur Gmail, par exemple, cela se fait depuis les paramètres :

Allez dans les paramètres puis dans l’onglet “Filtres et adresses bloquées”
Créez un nouveau filtre en indiquant toutes les adresses email de vos fournisseurs dans le champ “De” (en les séparant par “OR”)
Ajoutez un critère pour ne transférer que les emails contenant des pièces jointes (factures au format PDF ou autre)
Validez et choisissez l’action “Transférer vers” en saisissant l’adresse Pennylane

Pour faciliter la création de cette liste complexe, j’ai utilisé ChatGPT afin de générer la formule exacte regroupant toutes les adresses en une seule expression.

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4. Valider le transfert auprès de Pennylane

Après avoir ajouté l’adresse de transfert, Gmail vous enverra un email de confirmation à cette adresse. Pour valider le transfert :

Connectez-vous à Pennylane
Dans la section “Factures fournisseurs”, vous verrez un email reçu avec un lien de validation
Cliquez sur ce lien pour confirmer que vous autorisez le transfert des email

Cette étape est indispensable pour sécuriser le processus et éviter les transferts non désirés.

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#4 Les avantages concrets de l’automatisation avec Pennylane

Depuis la mise en place de cette automatisation, je constate plusieurs bénéfices très concrets :

Un gain de temps considérable

Auparavant, je passais plusieurs heures par trimestre à rechercher manuellement chaque facture sur les sites web des fournisseurs ou dans ma boîte mail. Aujourd’hui, tout est automatiquement centralisé dans Pennylane, prêt à être traité. C’est un vrai soulagement qui me libère du temps pour me concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une meilleure organisation et traçabilité

Les factures sont triées et associées directement aux transactions bancaires correspondantes, ce qui facilite la réconciliation et la vérification comptable. De plus, avec l’historique complet dans un seul outil, il est plus simple de retrouver un document en cas de besoin.

Une réduction des erreurs et oublis

Automatiser minimise les risques d’oublier une facture, ce qui peut entraîner des retards de paiement ou des erreurs dans les déclarations fiscales. Pennylane centralise tout et vous alerte si un document manque.

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#5 Autres méthodes complémentaires pour importation des factures

Bien que le transfert par email soit la méthode principale que j’utilise, Pennylane propose aussi d’autres solutions selon vos besoins :

Application mobile : pratique pour scanner des notes de frais ou des factures papier directement depuis votre smartphone. Utile en déplacement ou pour les petites factures.
Intégrations Cloud : si vous stockez vos factures sur Google Drive ou Dropbox, vous pouvez connecter ces services à Pennylane pour une importation automatique.
Connecteurs bancaires et fournisseurs : Pennylane peut se connecter à certains comptes bancaires et fournisseurs pour récupérer automatiquement les factures liées. Par exemple, avec Conto, j’ai pu synchroniser mes factures de vent

Selon votre organisation, il peut être pertinent d’utiliser une combinaison de ces méthodes pour maximiser l’automatisation.

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#6 Conseils pour réussir votre automatisation avec Pennylane

Pour que cette automatisation fonctionne parfaitement, voici quelques bonnes pratiques :

Maintenez votre liste d’adresses fournisseurs à jour : ajoutez régulièrement les nouvelles adresses email dans vos filtres pour ne rien manquer.
Vérifiez les doublons : lorsque vous utilisez plusieurs outils (ex : Pennylane et Conto), surveillez les factures importées en double et ajustez vos paramétrages.
Communiquez avec votre expert-comptable : s’il utilise aussi Pennylane, assurez-vous que vos configurations sont compatibles et optimisées.
Testez le système au début : faites quelques essais pour vérifier que les factures arrivent bien dans Pennylane et que les transferts sont validés

#7 Conclusion : un outil à prendre en main pour simplifier votre gestion

Automatiser la récolte de factures avec Pennylane est une étape incontournable pour gagner en efficacité dans la gestion de votre entreprise. Grâce à la fonctionnalité de transfert automatique des emails, vous pouvez centraliser vos factures fournisseurs sans effort, réduire les erreurs et libérer du temps pour d’autres activités importantes.

Je découvre encore toutes les possibilités offertes par Pennylane, et je compte approfondir son utilisation dans les mois à venir. Si vous aussi vous souhaitez optimiser votre gestion comptable, n’hésitez pas à tester Pennylane et à mettre en place ce système d’automatisation. Vous verrez rapidement les bénéfices !

Enfin, si vous avez des questions, des besoins spécifiques, ou souhaitez que je réalise d’autres tutoriels sur ce sujet, vous pouvez me contacter directement. Je serai ravi de partager mes astuces et de vous accompagner dans la mise en place de vos outils sans code.