Gestion des congés d'équipe (Airtable)

🙋‍♀️🙋‍♂️ Introduction :

Ce projet visait à centraliser les informations sur les jours fériés de l'entreprise, les jours de remplacement des jours fériés et les congés/absences de chaque employé.

😥 Problème à résoudre :

Notre client est une agence de relations publiques. L'équipe se compose de 10 personnes. Ils avaient besoin de centraliser les données sur les congés, les jours d'absence et les jours de formation de leurs employés, avec un accès privé à ces informations pour chacun d'eux. De plus, ils devaient fournir ces informations de manière simple au système de sécurité sociale belge.
Les problèmes rencontrés étaient les suivants :

• L'agence gérait les congés dans un tableur Excel qui devait être mis à jour manuellement.
• Les employés demandaient leurs congés par e-mail, et l'approbation ou le refus leur était également transmis par le même canal.
• Les employés n'avaient aucun accès aux informations sur leurs jours de congé restants et devaient demander ces informations par e-mail.
• Chaque mois, l'agence devait fournir au responsable du système social les informations sur les absences/congés des employés pour générer les fiches de paie en copiant-collant les informations d'Excel dans un e-mail.

😍 Solutions mises en place :

Pour résoudre ces problèmes, nous avons mis en place une base de données Airtable afin de centraliser et de partager les informations de manière sécurisée. Voici les solutions mises en place :

• Création de la base de données avec les tables "Employés", "Jours pris" et "Jours fériés légaux".
• Création de vues dédiées à chaque employé avec un accès partagé pour une consultation directe et en temps réel des informations.
• Création d'une vue calendrier pour centraliser les informations sur les congés.
• Mise en place d'un formulaire de demande de congés avec suivi de l'approbation directement depuis la vue personnelle de chaque employé.
• Envoi automatique d'e-mails au système de sécurité sociale belge avec un rapport mensuel des informations.

Grâce à ce projet, notre client a estimé avoir récupéré environ 5 heures par mois en temps précédemment consacré à des tâches manuelles fastidieuses. Cette transformation a permis à l'agence de relations publiques de gagner en efficacité, d'améliorer la communication interne et de se conformer plus facilement aux exigences du système de sécurité sociale belge.