Gestion association + automatisation facturation

Automatisation de la facturation d'une association

⭐️Problématique⭐️
Suite à une discussion avec directeur d’une association dont l’objectif est d’éduquer les enfants sur les méthodes actives et la pédagogie Montessori. Celui-ci passe beaucoup de temps sur la partie facturation et le suivi de facturation de son école. C’est la principale source de revenu de l’association mais c’est une tâche fastidieuse avec beaucoup de copiés-collés, de vérification et de tâches manuelles peu gratifiantes.

Il utilisait différents tableurs Excel et feuille papier pour gérer ces différents besoins :
➡️ Gestion des adhérents
➡️ Gestion des élèves
➡️ Gestion des contacts en cas d’urgence
➡️ Saisie des heures périscolaire par enfant
➡️ Facturation des parents
➡️ Suivi des paiements
➡️ Relance en cas de retard de paiement

⭐️Solution⭐️
Après un premier entretien avec le dirigeant en me présentant ces tableurs Excel et en étudiant le processus de fonctionnement, nous nous sommes mis d’accord sur la création d’un outil sur mesure de gestion des adhérents, élèves, facturation et suivi de facturation.

⏱ Maintenant ce sont ces collaborateurs qui gèrent la saisie des heures périscolaire sur un formulaire en ligne à l’aide de leur smartphone. Et toute la facturation se génère automatiquement en appuyant sur un bouton (frais scolaire, périscolaire, frais divers) et sauvegarde les factures sur le cloud de l’association.

💻 Il possède des vues dédiées pour chaque besoin de son association:
- Adhérents
- Élèves
- Factures
- Suivi de facturation

Et nous avons automatisé certains process :
🤖 Création de la facture
🤖 Stockage des factures sur le cloud
🤖 Envoie des Emails avec la facture
🤖 Relances automatiques en cas de non-paiement des factures

⭐️ Résultat ⭐️
✅ Plusieurs heures d’économiser chaque mois avec l’automatisation de toutes ces taches (et encore plus avec l’extension de l’association).
✅ Toute la gestion interne de son association sur une application en ligne (PC, tablette, mobile)
✅ La réduction du nombre d’erreur sur les facturations aux parents
✅ La tranquillité d’esprit pour piloter son association