CRM pour agence d'architectes

🙋‍♀️🙋‍♂️ Introduction :

Notre client est une agence d'architectes d'intérieur basée en Belgique, composée d'une équipe de 5 personnes offrant des services de rénovation d'espaces intérieurs ainsi que des sessions de coaching en présentiel et à distance.

😥 Problème à résoudre :

Avant de mettre en place ce projet, notre client faisait face à plusieurs problèmes majeurs. Ils utilisaient divers systèmes disparates, tels qu'un formulaire en ligne avec des réponses par e-mail, la planification des sessions de coaching via Acuity Scheduling (Squarespace), la création manuelle d'offres, l'utilisation de Dubsado comme CRM, le suivi des paiements dans Google Sheets, et bien d'autres. Cette fragmentation des systèmes entraînait de nombreuses tâches manuelles fastidieuses, une mise à jour laborieuse des informations entre les différents outils, un risque accru d'erreurs, une méfiance du personnel envers les données disponibles, et une absence de vue d'ensemble du fonctionnement de l'entreprise.

😍 Solutions mises en place :

Pour résoudre ces problèmes, la première étape du projet a consisté à mettre en place une structure de données solide dans Airtable, permettant de centraliser les informations liées à l'entreprise et d'obtenir une vue globale des ventes, des opérations et des finances.
Ensuite, plusieurs automatisations ont été mises en place pour intégrer les différents outils et éliminer une grande partie des tâches manuelles :

• Automatisation de l'importation des informations des prospects provenant du formulaire et d'Acuity Scheduling vers Airtable.
• Création et suivi automatique des offres.
• Mise en place d'un tableau Kanban pour la gestion des opportunités commerciales.
• Signature électronique des contrats en ligne.
• Création automatique des factures.
• Mise en place d'un portail client pour partager des informations via Softr.
• Création automatique des dossiers dans Google Drive.
• Mise en place d'un tableau de bord interne pour le contrôle financier.
• Tableau de bord de gestion opérationnelle dans l'interface d'Airtable.

Grâce à ce projet, notre client a estimé avoir récupéré environ 15 heures par semaine en temps précédemment consacré à des tâches manuelles fastidieuses. Cette transformation a été rendue possible grâce à l'utilisation d'Airtable en combinaison avec d'autres outils de gestion, permettant ainsi à l'agence d'architectes d'intérieur de gagner en efficacité et de se concentrer sur son cœur de métier.