Automatisation des process et tâches pour PME & Start-Up : Guide complet

Qu'est-ce que l'automatisation des processus et tâches ?

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L'automatisation dans son sens le plus large consiste à transformer une action manuelle en une action automatisée. Quand on parle d'automatisation des tâches dans une entreprise classique, le but sera de remplacer une action manuelle d'une personne par un processus automatisé, généralement gérée par un outil d'automatisation comme Zapier ou Make (Integromat).

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Généralement ces processus d'automatisations étaient réservés à des entreprises avec beaucoup de moyens qui faisaient appel à des développeurs pour mettre en placent des connexions entre les outils. Aujourd’hui de nouveaux logiciels d'automatisation ont vu le jour (on en parle un peu plus bas) et vont permettre à des entreprises de toutes tailles (TPE/PME) et entrepreneurs d'automatiser des tâches répétitives à faible valeur ajoutée sans dépenser une fortune et assez facilement.

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Quand on parle d'automatisation des tâches on parle donc de faire gagner du temps sur des actions que des personnes font quotidiennement et qui n'apportent aucune valeur ajoutée. Dans la partie suivante on détaillera des exemples d'automatisations possibles et concrètes pour votre business. Mais dans un premier temps essayons de comprendre pourquoi il est essentiel d'automatiser une partie de ses processus métiers.
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Pourquoi automatiser ?

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Aujourd’hui de plus en plus d'entreprises avancent dans leur digitalisation et utilisent différents outils numériques pour gérer leur business :

• CRM : Hubspot, Pipedrive...
• Service Client : Zendesk, Crisp...
• Bases de données : Google Sheet, Airtable...
• Réseaux sociaux : Instagram, Linkedin
• Productivité : Calendly, Gmail...

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Et souvent on va jongler entre ces différents outils pour faire avancer les processus métiers. L'idée quand on parle d'automatisation, c'est notamment de connecter ces différents outils entre eux pour éviter de le faire manuellement. On peut citer un exemple très basique au niveau de la facturation : lorsque je reçois un e-mail sur Gmail avec une facture en PJ avec un certain objet, alors je l'enregistre automatiquement dans mon Google Drive :

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Si une personne prend 10 minutes tous les matins pour enregistrer 5 factures de fournisseurs c'est plusieurs heures de gagnées sur une année ! Bref, globalement si vous commencez à automatiser vos tâches vous allez pouvoir :

• Eviter les erreurs : un automatisme s’il est bien conçu au départ ne fera jamais d'erreurs‍
• Economiser de l'argent : si vous automatisez une partie de votre service client par exemple alors vous n'aurez pas forcément besoin de recruter un agent supplémentaire
• Gagner du temps : automatisez 6 process qui prennent 10 minutes par jour et vous allez gagner plusieurs journées sur un an‍
• Travailler sur des sujets à forte valeur ajoutée : concentrez-vous sur les sujets à forte valeur ajoutée et stimulants pour faire avancer votre entreprise

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Quand automatiser ?
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Plus tôt on automatise mieux c'est. Mais généralement il est vraiment nécessaire de commencer lorsque le temps manque pour travailler sur de gros sujets qui font avancer votre business.

Le plus dur pour passer à l'action est donc de sortir la tête de l'eau et de se poser pour lister les principales tâches à automatiser. Pas la peine de forcement toutes les lister, mais l'idée dans un premier temps c'est de se focaliser sur le 80/20 c’est-à-dire par exemple les 3 tâches répétitives qui vous prennent le plus de temps au quotidien. Une fois que vous avez identifié ces 3 tâches prenez une feuille blanche et décrivez grâce à un schéma le processus et les parties prenantes :

• Quels sont outils concernés ?
• Qui réalise cette tâche ?
• A quelle fréquence ?
• Une action humaine est-elle nécessaire à cette tâche ?

Vous comprendrez peut-être à cette occasion qu'une action humaine est nécessaire et que vous n'allez pouvoir automatiser qu'une seule partie.

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Les deux principaux outils pour vous aider à automatiser les tâches :

Il existe une multitude d'outils d'automatisations mais nous vous en recommandons deux : Zapier ou Make (ex-Integromat). Ils ont tous les deux fait leurs preuves et sont les deux outils d'automatisation les plus utilisés dans le monde et en France. Nous n'allons pas ici entrer dans le détail des fonctionnalités des deux outils, mais voici une brève description ci-dessous :
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Zapier :

C'est l'acteur historique, il permet presque à n'importe qui de faire ses premières automatisations tout seul et en quelques minutes. Si vous avez workflows simples et peu nombreux à mettre en place alors on vous le conseille car l'outil est super bien fait. En revanche l'addition peut vite monter si vous êtes une grosse PME avec beaucoup de process à traiter et de complexités. Voici la fiche détaillée de Zapier. Si vous souhaitez vous faire aider par un freelance c'est ici :

Make (ex-integromat) :

L'outil préféré des experts en automatisation et l'alternative n°1 à Zapier : l'outil est plus flexible et plus puissant que Zapier et vous allez pouvoir tout automatiser (ou presque) même si les connexions natives entre les outils n'existent pas. Si vous êtes familier des notions d'APi alors foncez tester l'outil sinon n'hésitez pas à vous rapprocher d'un expert pour vous former ou vous aider.

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Zapier vs Make : Globalement Make est plus robuste que Zapier mais ce dernier est plus facile à prendre en main. Si vous avez besoin de conseils pour choisir n'hésitez pas à nous contacter, nous allons pouvoir vous aiguiller gratuitement.

Quelques exemples d'automatisations concrètes à mettre en place :
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• Automatisation Instagram :

Ici à chaque fois que vous allez publier une image sur Instagram vous allez automatiquement la poster également sur le groupe Facebook de votre choix.

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• ‍Automatisation Linkedin :

Ici à partir d'un fichier Google Sheet vous allez poster sur l'ensemble de vos réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Linkedin...

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• Automatisation comptable :

Si vous utilisez Pandadoc pour la signature de vos contrats vous allez pouvoir créer automatiquement une facture dans Quickbooks lorsque le document est signé.

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• Automatisation E-commerce :

Grâce à cette automatisation vous allez pouvoir automatiquement créer une nouvelle ligne dans un Google Sheet après chaque nouvelle commande sur votre boutique Shopify.

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Si vous souhaitez découvrir toutes les templates Make existants rendez-vous ici : https://www.make.com/en/templates

Et la même chose ici pour les Zap les plus populaires : https://zapier.com/blog/popular-zaps/


N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide 🙂